Verfahren für interne Meldungen Schritt für Schritt

Schritt 1. Legen Sie fest, wer in der Organisation für den Kanal verantwortlich ist

Das polnische Gesetz vom 14. Juni 2024 über den Schutz von Hinweisgebern verlangt die Benennung von zwei Rollen, die denselben Personen zufallen können, aber nicht müssen (Art. 25 Abs. 1 Nr. 1 und 3):

• eine interne Organisationseinheit oder eine zur Entgegennahme von Meldungen befugte Person, also die Stelle, bei der die Meldung physisch eingeht;
• eine unparteiische Einheit oder Person, die zu Folgemaßnahmen befugt ist, einschließlich der Prüfung der Meldung und der weiteren Kommunikation mit der hinweisgebenden Person.

Das Wort „unparteiisch“ hat Konsequenzen. Die Person, die das Verfahren führt, darf weder diejenige sein, die die Meldung betrifft, noch deren Untergebene. In einem kleinen Unternehmen bedeutet das in der Regel, zwei Personen aus verschiedenen Bereichen zu benennen oder die Entgegennahme von Meldungen einem externen Dritten zu übertragen, etwa einer Kanzlei, was das Gesetz zulässt (Art. 28 Abs. 1). Der Vertrag mit einem solchen Dritten muss die Verantwortung für die Wahrung der Vertraulichkeit und die Einhaltung der Fristen regeln.

Personen, die Meldungen entgegennehmen und Folgemaßnahmen durchführen, müssen eine schriftliche Befugnis zur Verarbeitung personenbezogener Daten haben und zur Verschwiegenheit verpflichtet sein (Art. 8 Abs. 6). Das ist keine Formalität: Die Befugnis ist das erste Dokument, nach dem eine Kontrolle fragt, und das erste, dessen Fehlen in einem Streit mit der hinweisgebenden Person ans Licht kommt.

Schritt 2. Entscheiden Sie über den Umfang und über anonyme Meldungen

Zwei Entscheidungen liegen allein beim Rechtsträger, und das Verfahren muss sie ausdrücklich festhalten:

1. Ob das Verfahren nur Verstöße aus dem gesetzlichen Katalog erfasst oder auch interne Regelungen und ethische Standards (Art. 3 Abs. 2). Die Erweiterung ist Standard, denn ohne sie weist der Kanal die meisten realen Meldungen von Beschäftigten zurück (Mobbing, Interessenkonflikte, Verstöße gegen den Ethikkodex).
2. Ob der Rechtsträger anonyme Meldungen annimmt (Art. 25 Abs. 2 Nr. 1). Das Gesetz schreibt die Annahme nicht vor, aber wenn das Verfahren sie nicht vorsieht, setzt eine anonyme Meldung die gesetzlichen Fristen nicht in Gang. Die Argumente dafür und dagegen erörtern wir in einem eigenen Text zu anonymen Meldungen.

Schritt 3. Beschreiben Sie die Wege zur Übermittlung von Meldungen

Das Verfahren muss die Wege zur Übermittlung von Meldungen durch die hinweisgebende Person festlegen (Art. 25 Abs. 1 Nr. 2), und das Gesetz verlangt, dass eine Meldung mündlich oder schriftlich erfolgen kann (Art. 26 Abs. 1). Eine mündliche Meldung kann telefonisch oder über andere Sprachkommunikationssysteme erfolgen und auf Antrag der hinweisgebenden Person auch in einem persönlichen Treffen, das innerhalb von 14 Tagen nach Eingang des Antrags zu organisieren ist (Art. 26 Abs. 2 und 4). Eine mündliche Meldung ist zu dokumentieren: durch eine Aufzeichnung mit Zustimmung der hinweisgebenden Person oder durch ein Protokoll, das die hinweisgebende Person prüfen, korrigieren und per Unterschrift bestätigen kann (Art. 26 Abs. 3).

Ein elektronischer Kanal befreit nicht von der Bedienung des mündlichen Weges. Er befreit jedoch von der manuellen Führung des Registers und der Fristenberechnung, wenn auch mündliche Meldungen und Treffen darin erfasst werden. Wie man die Kanäle so organisiert, dass sie für Personen ohne Computer tatsächlich zugänglich sind, beschreiben wir im Text zu den Meldekanälen.

Schritt 4. Halten Sie die Fristen und den Ablauf der Folgemaßnahmen fest

Die Pflichtbestandteile des Verfahrens nach Art. 25 Abs. 1 umfassen weiter:

• die Pflicht zur Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen nach Eingang der Meldung, es sei denn, die hinweisgebende Person hat keine Kontaktadresse angegeben (Nr. 4);
• die Pflicht zur Durchführung von Folgemaßnahmen durch die benannte Einheit oder Person mit der gebotenen Sorgfalt (Nr. 5);
• die Höchstfrist für die Rückmeldung, die 3 Monate ab der Eingangsbestätigung nicht überschreiten darf, und wenn keine Bestätigung gesendet wurde, 3 Monate ab Ablauf von 7 Tagen nach der Meldung (Nr. 6);
• verständliche Informationen über externe Meldungen an den Bürgerrechtsbeauftragten oder an öffentliche Behörden sowie gegebenenfalls an Organe der Union (Nr. 7).

Das Verfahren kann zusätzlich Risikofaktoren für einzelne Tätigkeitsbereiche, ein System von Anreizen zur Nutzung des internen Kanals sowie Regeln zur Information der Person, die die Meldung betrifft, festlegen (Art. 25 Abs. 2). Den Lauf der Fristen und die Folgen ihrer Überschreitung beschreiben wir in einem eigenen Text.

Schritt 5. Konsultieren Sie den Entwurf

Das ist der Schritt, den Unternehmen am häufigsten auslassen, und sein Fehlen bedeutet, dass das Verfahren unter Verstoß gegen das Gesetz festgelegt wurde. Der Rechtsträger legt das Verfahren nach Konsultation mit der betrieblichen Gewerkschaftsorganisation fest, und wenn es keine gibt, mit Vertretern der Beschäftigten, die nach dem beim Arbeitgeber üblichen Verfahren bestimmt werden (Art. 24 Abs. 3). Die Konsultation dauert mindestens 5 und höchstens 10 Tage ab dem Tag der Vorlage des Entwurfs (Art. 24 Abs. 4).

Konsultation bedeutet nicht Einigung: Der Arbeitgeber braucht keine Zustimmung, muss aber Zeit für eine Stellungnahme geben und nachweisen können, dass er den Entwurf vorgelegt hat. Das Datum der Übergabe des Entwurfs und das Datum des Abschlusses der Konsultation sollten dokumentiert sein, denn von ihnen hängt ab, ob das Verfahren gültig ist.

Schritt 6. Geben Sie das Verfahren bekannt und zählen Sie 7 Tage

Das Verfahren tritt nach Ablauf von 7 Tagen ab dem Tag seiner Bekanntgabe gegenüber den Beschäftigten in Kraft, in der beim jeweiligen Rechtsträger üblichen Weise (Art. 24 Abs. 5 und 6). In der Praxis bedeutet das eine Veröffentlichung im Intranet, einen Versand per E-Mail oder einen Aushang an einem allgemein zugänglichen Ort, jeweils mit Nachweis des Datums. Viele Organisationen bitten um eine Bestätigung der Kenntnisnahme, was nicht vorgeschrieben ist, die Verteidigung in einem Streit aber erheblich erleichtert.

Eine gesonderte Pflicht betrifft Stellenbewerber: Der Rechtsträger informiert die sich bewerbende Person über das Verfahren mit Beginn des Bewerbungsverfahrens oder der Verhandlungen vor Vertragsabschluss (Art. 24 Abs. 7). Ein Link zum Verfahren in der Stellenanzeige oder in der ersten Nachricht an den Bewerber erledigt das.

Schritt 7. Starten Sie das Register

Ab dem Tag des Inkrafttretens des Verfahrens führt der Rechtsträger ein Register interner Meldungen und ist Verantwortlicher für die darin gesammelten Daten (Art. 29). Das Register enthält die Meldungsnummer, den Gegenstand des Verstoßes, die zur Identifizierung erforderlichen personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Person und der Person, die die Meldung betrifft, die Kontaktadresse der hinweisgebenden Person, das Datum der Meldung, Informationen über die ergriffenen Folgemaßnahmen und das Datum des Abschlusses des Falls. Die Daten werden 3 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres aufbewahrt, in dem die Folgemaßnahmen oder die durch diese Maßnahmen eingeleiteten Verfahren abgeschlossen wurden.

Das Register kann in einer Tabelle geführt werden. Das Problem ist, dass eine Tabelle den Eingang nicht innerhalb von 7 Tagen bestätigt, nicht an den dritten Monat erinnert und nicht nachweist, wer die Meldung wann gelesen hat. Deshalb ist das Register in der Praxis ein System, und die Tabelle allenfalls ein Export daraus.

Checkliste vor der Bekanntgabe

So sieht es in sygnadesk aus

Der Einführungsassistent führt durch dieselben Punkte: entgegennehmende und fallbearbeitende Personen, Umfang der Kategorien, Entscheidung über Anonymität, Kanäle. Vorlagen für das Verfahren, die Datenschutzinformation und die Befugnisse lassen sich im Panel anpassen, und das Mitarbeiterregister mit Bestätigung der Kenntnisnahme des Verfahrens schließt Schritt 6 ab. Meldungsregister, Fristen und Audit-Protokoll funktionieren ab der ersten Meldung, ohne Tabelle daneben.