Hinweisgebersystem im kleinen Unternehmen: der erste Meldekanal ohne IT-Abteilung

Was das Gesetz in dieser Situation sagt

Die Pflicht entsteht, wenn am 1. Januar oder 1. Juli mindestens 50 Personen Erwerbsarbeit leisten, einschließlich Auftragnehmern und B2B-Mitarbeitenden ohne eigene Beschäftigte (Art. 23 Abs. 1 und 2 des polnischen Hinweisgeberschutzgesetzes, Gesetz vom 14. Juni 2024 über den Schutz von Hinweisgebern). Ein Unternehmen, das am 1. Juli 48 Angestellte und 4 Personen auf Auftragsbasis hatte, fällt ab diesem Tag unter das Gesetz.

Das Verfahren muss die Elemente aus Art. 25 Abs. 1 enthalten: wer Meldungen entgegennimmt, wie sie eingereicht werden können (schriftlich und mündlich), wer unparteiisch die Folgemaßnahmen durchführt, Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen, Rückmeldung innerhalb von 3 Monaten, Information über externe Meldungen. Vor der Festlegung muss es 5 bis 10 Tage lang mit Vertretern der Beschäftigten konsultiert werden (Art. 24 Abs. 3 und 4), und es tritt 7 Tage nach der Bekanntgabe in Kraft (Art. 24 Abs. 6). Ab diesem Tag wird das Meldungsregister geführt (Art. 29).

Für das Fehlen des Verfahrens haftet die Person, die zu seiner Einrichtung verpflichtet ist, im Familienunternehmen also in der Regel der Inhaber selbst (Art. 58).

Worauf bei der Einführung zu achten ist

1. Unparteilichkeit in einem Unternehmen, in dem sich alle kennen. Die fallbearbeitende Person darf nicht diejenige sein, die eine Meldung betreffen könnte. In der Praxis: zwei Personen aus verschiedenen Abteilungen, mit Vertretung, oder eine externe Kanzlei für die Entgegennahme der Meldungen (Art. 28).
2. Konsultation, auch ohne Gewerkschaft. Das Fehlen einer Gewerkschaftsorganisation befreit nicht von der Konsultation: Es müssen Vertreter der Beschäftigten nach dem im Unternehmen üblichen Verfahren bestimmt und das Datum der Vorlage des Entwurfs dokumentiert werden.
3. Bekanntgabe mit Datumsnachweis. Eine E-Mail an alle, ein Eintrag im Intranet oder eine Liste mit Bestätigungen. Ab diesem Datum laufen die 7 Tage bis zum Inkrafttreten.
4. Information für Bewerberinnen und Bewerber mit Beginn der Rekrutierung (Art. 24 Abs. 7): ein Link zum Verfahren in der Stellenanzeige.

Funktionen, die den Unterschied machen

• Einführungsassistent: Logo, Domain, entgegennehmende und fallbearbeitende Personen, Formular, in wenigen Schritten, ohne IT-Abteilung (Einführung und Meldekanäle).
• Vorlagen für Verfahrensdokumente: Verfahren, Informationsklausel, Befugnisse, im Panel anpassbar, in Versionen auf der Meldeseite veröffentlicht.
• Beschäftigtenregister mit Kenntnisnahmebestätigung: Nachweis der Bekanntgabe des Verfahrens ohne Aktenordner.
• Vom System berechnete Fristen: Der Inhaber muss das Gesetz nicht im Detail kennen, um es nicht zu verletzen (Bearbeitung von Meldungen).
• Paket für Unternehmen bis 49 Personen für die Zeit, in der die Pflicht noch nicht besteht, der Meldekanal aber schon nützlich ist (Preise).

Häufige Fragen

Reicht eine E-Mail-Adresse wie „hinweisgeber@firma.pl“?

Nein. Die Adresse ist ein Meldekanal, kein Verfahren. Das Verfahren muss die Personen, die Meldewege, die Fristen und die Information über externe Meldungen festlegen sowie konsultiert und bekannt gegeben werden. Ein E-Mail-Postfach bestätigt den Eingang nicht innerhalb von 7 Tagen, zählt keine 3 Monate und weist bei einer Kontrolle nicht nach, wer die Meldung gelesen hat.

Wie lange dauert die Inbetriebnahme?

Die Konfiguration des Meldekanals in sygnadesk dauert eine Stunde. Die Konsultation dauert gesetzlich 5 bis 10 Tage, und das Verfahren tritt 7 Tage nach der Bekanntgabe in Kraft. Realistisch vergehen von der Entscheidung bis zum funktionierenden Meldekanal drei Wochen, wovon der Großteil gesetzliche Fristen sind, nicht Arbeit.

Mehr dazu im Artikel Internes Meldeverfahren Schritt für Schritt.