Alles, was die Compliance verlangt, in einem Werkzeug
Von der anonymen Meldung über die Überwachung gesetzlicher Fristen bis zum vollständigen Audit und Export für die Prüfung. Gebaut rund um die Privatsphäre der hinweisgebenden Person und die Pflichten der Organisation.
Vertraulichkeit und Identitätsschutz
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Offenlegung der Identität nur mit Zustimmung einer zweiten Person
Die Aufdeckung der Identität der hinweisgebenden Person ist ein Antrag, den eine zweite befugte Person genehmigen muss. Niemand hebt die Anonymität im Alleingang auf.
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Vier-Augen-Prinzip
Eine Abschwächung des Schutzes (Abschalten des Prinzips) erfordert die Bestätigung einer zweiten Person. Kritische Entscheidungen trifft kein Einzelner.
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Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2E)
Sie möchten, dass niemand außerhalb Ihres Teams die Meldungsinhalte lesen kann, auch wir nicht? Sie aktivieren die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit einem Schlüssel, der bei Ihnen bleibt: Im E2E-Modus können weder Betreiber noch Partner die Meldung lesen, selbst mit vollem Zugriff auf die Datenbank. Das Abschalten des Modus oder der Schlüsselwechsel hat ein 48-Stunden-Fenster, das Sie per E-Mail widerrufen können; verliert die Organisation alle Schlüssel, kann niemand die Inhalte wiederherstellen, auch wir nicht.
So ist der E2E-Modus im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt (Punkt 3) -
Anonymität der hinweisgebenden Person
Die hinweisgebende Person meldet ohne Konto und Anmeldung und antwortet über Meldungsnummer und PIN. Die Meldeseite speichert keine IP-Adresse, hat keine Statistiken und keine externen Ressourcen. Das Team sieht den Inhalt, nie die Aktivität der hinweisgebenden Person; die hinweisgebende Person sieht „Team für Meldungsbearbeitung“, nie Namen.
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Unveränderbares Audit-Protokoll
Jeder Zugriff auf eine Meldung und jeder Vorgang werden in einem Protokoll festgehalten, das sich nicht ändern lässt. Ein harter Nachweis für die Prüfung.
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Entfernen von Metadaten aus Anhängen
Aus Dateien verschwinden automatisch Metadaten (EXIF, Autor), die die hinweisgebende Person verraten könnten.
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Chat und Treffen auf Wunsch der hinweisgebenden Person
Die hinweisgebende Person sieht, dass das Team schreibt, das Team sieht ihre Aktivität jedoch nie. Sie legt das Inaktivitätslimit selbst fest (5, 15 oder 30 Minuten) und kann sich aus dem Thread abmelden. Bittet sie um ein Treffen, schlagen Sie innerhalb der gesetzlichen 14 Tage Termin und Form vor (persönlich, online, Telefon), und sie nimmt an oder lehnt ab.
Bearbeitung von Meldungen und Workflow
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Lebenszyklus eines Falls
Status, Prioritäten, Kategorien, Notizen und Verlauf sind nur für die Bearbeitung sichtbar. Ein geschlossener oder abgelehnter Fall ist endgültig: Nichts ändert sich im Stillen, und eine Wiedereröffnung ist eine offene Statusänderung, die im Verlauf festgehalten wird.
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Automatische Zuweisung
Neue Meldungen gelangen nach Regeln zu den zuständigen Personen, ohne manuelle Verteilung.
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Gesetzliche Fristen automatisch
Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen, Rückmeldung innerhalb von 3 Monaten und Treffen auf Wunsch der hinweisgebenden Person innerhalb von 14 Tagen: Das System berechnet sie ab dem Eingangsdatum und erinnert, bevor sie ablaufen. Eine eigene Rückmeldefrist können Sie kürzer setzen, höchstens 90 Tage. Einen Fall schließen Sie nicht ohne Rückmeldung an die hinweisgebende Person.
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Benachrichtigungs-Engine
Über eine neue Meldung und eine nahende Frist erfahren Sie sofort: im Panel, per E-Mail oder SMS, nach Regeln für jede Rolle. Vor dem Versand sehen Sie eine Vorschau der Nachricht, Sie wissen also genau, was an die hinweisgebende Person hinausgeht.
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Antwortvorlagen
Die Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen ist eine Pflicht, die im Alltag mit vielen Fällen leicht vergessen wird. Aktivieren Sie die automatische Bestätigung, die im Moment der Meldung verschickt wird, und nutzen Sie fertige Nachrichten, damit jeder im Team einheitlich antwortet.
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Register für die Prüfung und Statistiken
Die Aufsicht verlangt das Meldungsregister mit Fristen? Sie exportieren es als XLSX oder CSV, optional in einem passwortgeschützten ZIP-Archiv, mit Spalten für Eingangsbestätigung, Rückmeldefrist und Abschluss. Jeder Export bleibt im Protokoll, einen einzelnen Fall laden Sie als passwortgeschützte PDF-Datei herunter, und die Seite Statistiken zeigt das Gesamtbild.
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Arbeitsteams und Fallübergabe
Fälle werden Personen oder Teams zugewiesen (z. B. HR, Compliance, Audit). Die Übergabe eines Falls zwischen Teams hinterlässt eine Spur im Protokoll, und eine Person außerhalb des Teams sieht nicht einmal, dass der Fall existiert.
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Anträge auf Offenlegung der Identität
Ein separates Register der Anträge auf Aufdeckung der Identität der hinweisgebenden Person: wer beantragt hat, zu welchem Zweck, wer genehmigt hat und wann. Das ist das Dokument, nach dem Aufsicht und Gericht fragen.
Compliance, Berechtigungen und Daten
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Befugnisregister
Ausstellung von Befugnissen zur Datenverarbeitung mit Empfangsbestätigung durch den Mitarbeiter. Rechenschaftspflicht nach DSGVO.
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Granulare Berechtigungen (RBAC)
Rollen und Berechtigungen pro Formular und Fall. Zugriff ausschließlich für befugte Personen.
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Aufbewahrung 3 Jahre unter Kontrolle
Fälle bewahren Sie 3 Jahre ab Ende des Jahres auf, in dem sie geschlossen wurden, danach löscht das System sie selbst. Offene Fälle werden nie gelöscht. Läuft ein Verfahren, halten Sie die Löschung im Panel für 30 Tage an, mit Eintrag im unveränderbaren Protokoll.
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Einwilligungen und Nutzungsbedingungen versioniert
Nutzungsbedingungen und Auftragsverarbeitungsvertrag akzeptieren Sie bei der Registrierung, und das System speichert, welche Version. Über eine neue Version informieren wir 14 Tage im Voraus, auch per Banner im Panel. Jede Erklärung wird im unveränderbaren Protokoll versioniert.
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Datenexport und Migration
Vollständiger Export des Mandanten (JSON/CSV + Anhänge) für Migration oder Audit, mit Maskierung der Identität und Passwortschutz.
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Daten ausschließlich in der EU
Hosting, Verschlüsselung und Backups in der Europäischen Union. Keine Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.
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Register der Mitarbeiter und der vom Verfahren erfassten Personen
Liste der Personen, die das Meldeverfahren betrifft, mit Angabe, ob sie es zur Kenntnis genommen haben. Nachweis der Erfüllung der gesetzlichen Informationspflicht, ohne Aktenordner.
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Verfahrensdokumente auf der Meldeseite
Melderegeln, DSGVO-Informationsklausel und internes Verfahren werden auf der Meldeseite unter Ihrer Domain veröffentlicht, in Versionen. Die hinweisgebende Person liest sie vor dem Absenden, und Sie haben den Nachweis, welche Version sie gesehen hat.
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Kontosicherheit
Jede Rolle meldet sich mit 2FA an und hat Wiederherstellungscodes. Sie sehen aktive Sitzungen und den Anmeldeverlauf, melden ein fremdes Gerät ab, und eine Anmeldung von einem neuen Gerät löst eine E-Mail-Warnung aus. Nach 30 Minuten Inaktivität meldet das System automatisch ab.
Einführung, Kanäle und Integrationen
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Einführungsassistent
Logo, Farben, Domain, Personen und Formular in wenigen Schritten, ohne IT-Abteilung. Panel auf Polnisch und Englisch, Währung EUR oder PLN wählbar vor dem ersten Abonnement, und das Hilfecenter haben Sie direkt im Panel.
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Formular-Builder ohne Code
Eigene Felder, Abschnitte und Formularvarianten, mit Duplizieren. Ein Formular, das zur Organisation passt.
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White-Label und eigene Domain
Der Kanal unter Ihrer Marke und Adresse. Er wirkt wie ein Teil Ihres Unternehmens, nicht wie ein fremdes Werkzeug.
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Kanäle: online, E-Mail, Telefon, Brief
Nicht jede hinweisgebende Person schreibt über das Formular. Eine Meldung aus einem Gespräch, per Telefon, Brief oder E-Mail erfasst ein Mitarbeiter mit dem Eingangsdatum, und die 7 Tage für die Bestätigung laufen ab diesem Datum genauso wie bei Online-Meldungen.
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Barrierefreiheit WCAG 2.2 AA
Kontrast, Tastaturbedienung, ARIA, Touch-Ziele, einstellbare Textgröße, keine Zeitlimits beim Ausfüllen. Ein Kanal, der für alle zugänglich ist, auch für Personen, die Screenreader nutzen.
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Anmeldung mit Google und Microsoft 365
Bequemes SSO für das Bearbeitungsteam, neben verpflichtender 2FA, Brute-Force-Schutz und Passwortrichtlinie.
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Integrationen: Webhooks und API
Benachrichtigungen an Slack, Teams, Power BI und eigene Systeme. Ausschließlich Metadaten, nie Meldungsinhalte, mit HMAC-Signatur.
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Editor der Meldeseite
Layout, Begrüßungstexte, Reihenfolge der Abschnitte und Sprache der Meldeseite ändern Sie im Editor mit Vorschau. Ohne Implementierungspartner und ohne Warten auf den Anbieter.
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Abrechnung und Rechnungen im Panel
Abonnement, Paketwechsel und Rechnungen sind im Kundenpanel verfügbar. Der MSP-Partner rechnet seine Kunden von einem Ort aus ab.
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Sprachaufnahmen ohne Metadaten
Eine Meldung aus einem Gespräch oder einer Aufnahme erfassen Sie im System wie jede andere. Die Aufnahme wird in MP3 oder MP4 mit entfernten Metadaten umgewandelt, damit die Datei nicht verrät, wann und auf welchem Gerät sie entstanden ist.
Konzerne, Kanzleien und Datenschutzbeauftragte
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Eine Anmeldung, viele Gesellschaften
Sie betreuen mehrere Gesellschaften und melden sich bei jeder einzeln an? In sygnadesk haben Sie ein Passwort und eine 2FA-App und wechseln zwischen den Organisationen über die Leiste im Panel. Jede Gesellschaft bleibt ein separates, isoliertes Konto mit eigenem Register, eigenen Formularen, eigener Domain und eigenem Team.
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Alle Fristen auf einem Bildschirm
Ein Fall in der Tochtergesellschaft steckt fest, und die Zentrale weiß nichts davon? Der Bildschirm „Meine Organisationen“ zeigt für jede Gesellschaft die offenen Fälle, Fälle nach 7 Tagen ohne Bestätigung, überschrittene Rückmeldefristen, Ihnen zugewiesene Fälle und ungelesene Nachrichten.
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Die Kontrolle bleibt in der Gesellschaft
Sie befürchten, dass Kanzlei oder Partner zu viel Zugriff erhalten? Der Administrator der Gesellschaft lädt ein, vergibt die Rolle und trennt die Verbindung mit einem Klick, und der Zugriff erlischt sofort. Eine externe Person erhält höchstens die Rolle Direktor, nie Administrator, und wird im Team als externe Person geführt.
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Spur jedes Zugriffs von außen
Die Aufsicht fragt, wer von außerhalb des Unternehmens Einsicht hatte und auf welcher Grundlage? Einladung, deren Annahme, jeder Wechsel und jede Trennung landen auf beiden Seiten im unveränderbaren Protokoll. Das Befugnisregister bewahrt die schriftliche Befugnis jeder Person in jeder Gesellschaft auf.
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Sicheres Wechseln zwischen Unternehmen
Ein Konto für viele Unternehmen darf keine Schwachstelle sein. 30 Minuten nach dem letzten 2FA-Code erfordert der Wechsel einen neuen Code, eine Anmeldung von einem neuen Gerät löst eine E-Mail-Warnung aus, und eine Einladung läuft nach 14 Tagen ab. Das Passwort ändern Sie einmal, im Hauptkonto, und es gilt in allen Organisationen.
So sieht die Arbeit in sygnadesk aus
Einige Ausschnitte aus dem Bearbeitungspanel. Übersichtliches Dashboard, Fallliste mit Metadaten (ohne Meldungsinhalte) und Formular-Editor ohne Code.
Für das gesamte Team, das für Compliance verantwortlich ist
Ein Werkzeug, das den Bedürfnissen verschiedener Rollen in der Organisation gerecht wird.
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Datenschutzbeauftragter (DSB)
DSGVO-Konformität: Datenminimierung, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), Aufbewahrung 3 Jahre, Daten in der EU. Rechenschaftspflicht im unveränderbaren Protokoll.
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Compliance-Direktor und Compliance-Manager
Die gesamte gesetzliche Pflicht an einem Ort. Fristen von 7 Tagen und 3 Monaten automatisch überwacht, vollständiges Register und Audit.
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Geschäftsführung und Vorstand
Weniger rechtliches Risiko und Reputationsrisiko, ohne die IT einzubinden. Einführung in einer Stunde, planbare Kosten, Register und Protokoll bereit für die Prüfung.
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HR-Leitung
Ein sicherer Kanal für Personalangelegenheiten, Mobbing und Ethik. Anonymität, Antwortvorlagen, Berechtigungen pro Fall.
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Justiziar und Rechtsabteilung
Konformität mit Gesetz und Richtlinie, fertige Verfahren, Kontrolle über die Offenlegung der Identität (Vier-Augen-Prinzip).
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Interne Revision und Risikomanagement
Unveränderbares Protokoll, Statistiken und Export für Verfahren. Ein harter Nachweis, dass das System funktioniert.
Für jede Branche, die der Pflicht unterliegt
- Gesundheitswesen und Krankenhäuser
- Industrie und Fertigung
- Öffentlicher Sektor und Kommunen
- Finanzen, Banken und Versicherungen
- Bildung und Hochschulen
- Handel und Einzelhandelsketten
- Transport und Logistik
- Energie und kommunale Versorgung
- IT und professionelle Dienstleistungen
Sehen Sie, wie es in der Praxis funktioniert: Anwendungsszenarien
Datenschutz in jeder Phase
Vom Formular über die Übertragung bis zur Speicherung und Löschung der Daten hinweisgebender Personen.
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Rechtsgrundlage
Das polnische Gesetz vom 14. Juni 2024 und die EU-Richtlinie 2019/1937. Die Kategorien umfassen Verstöße gegen Recht und ethische Standards.
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Privatsphäre der hinweisgebenden Person
Keine Speicherung von IP und Standort, keine externen Ressourcen, strikte CSP, selbst gehostete Schriftarten. Anonymität und Vertraulichkeit der Identität.
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Datenschutz
Daten ausschließlich in der EU, Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand, Aufbewahrung 3 Jahre ab Ende des Jahres des Fallabschlusses mit automatischer Löschung und Möglichkeit des Anhaltens, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und Liste der Unterauftragsverarbeiter.
Mehrere Gesellschaften oder Kunden? Sehen Sie die Bereitstellungsmodelle Sicherheit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Testen Sie das System mit einem Testkonto
14 Tage Test mit vollem Zugriff. Ohne technisches Wissen.