Wszystko, czego wymaga zgodność, w jednym narzędziu
Od anonimowego zgłoszenia, przez pilnowanie terminów ustawowych, po pełny audyt i eksport na kontrolę. Zbudowane wokół prywatności sygnalisty i obowiązków organizacji.
Poufność i ochrona tożsamości
-
Ujawnienie tożsamości tylko za zgodą drugiej osoby
Odkrycie tożsamości sygnalisty to wniosek, który musi zatwierdzić druga upoważniona osoba. Nikt nie zajrzy za anonimowość jednoosobowo.
-
Zasada czworga oczu
Osłabienie ochrony (wyłączenie zasady) wymaga potwierdzenia drugiej osoby. Krytycznych decyzji nie podejmie jeden człowiek.
-
Szyfrowanie end-to-end (E2E)
Chcesz, żeby treści zgłoszeń nie odczytał nikt poza Twoim zespołem, także my? Włączasz szyfrowanie kluczem, który zostaje u Ciebie: operator ani partner nie odczytają zgłoszenia nawet z pełnym dostępem do bazy. Wyłączenie trybu lub wymiana kluczy ma 48-godzinne okno, które odwołasz z e-maila; jeśli organizacja straci wszystkie klucze, treści nie odzyska nikt, także my.
Jak tryb E2E jest zapisany w umowie powierzenia (pkt 3) -
Anonimowość sygnalisty
Sygnalista zgłasza bez konta i logowania, a odpowiada przez numer sprawy i PIN. Strona zgłoszeń nie zapisuje adresu IP, nie ma statystyk ani zasobów z zewnątrz. Zespół widzi treść, nigdy aktywność sygnalisty; sygnalista widzi „Zespół obsługi zgłoszeń”, nigdy nazwiska.
-
Niemodyfikowalny dziennik audytu
Każdy dostęp do zgłoszenia i każda operacja zapisane w dzienniku, którego nie da się zmienić. Twardy dowód na kontrolę.
-
Usuwanie metadanych z załączników
Z plików automatycznie znikają metadane (EXIF, autor), które mogłyby zdradzić sygnalistę.
-
Czat i spotkanie na wniosek sygnalisty
Sygnalista widzi, że zespół pisze, ale zespół nigdy nie widzi jego aktywności. Sam ustawia limit bezczynności (5, 15 lub 30 minut) i może wylogować się z wątku. Gdy poprosi o spotkanie, proponujesz termin i formę (osobiście, online, telefon) w ustawowych 14 dniach, a on przyjmuje lub odrzuca.
Obsługa zgłoszeń i workflow
-
Cykl życia sprawy
Statusy, priorytety, kategorie, notatki i historia widoczne tylko dla obsługi. Zamknięta lub odrzucona sprawa jest ostateczna: nic nie zmieni się po cichu, a ponowne otwarcie to jawna zmiana statusu zapisana w historii.
-
Automatyczne przydzielanie
Nowe zgłoszenia trafiają do właściwych osób według reguł, bez ręcznego rozdzielania.
-
Terminy ustawowe automatycznie
Potwierdzenie przyjęcia w 7 dni, informacja zwrotna do 3 miesięcy i spotkanie na wniosek sygnalisty w 14 dni: system liczy je od daty wpływu i przypomina, zanim miną. Własny termin informacji zwrotnej ustawisz krócej, najwyżej 90 dni. Sprawy nie zamkniesz bez informacji zwrotnej dla sygnalisty.
-
Silnik powiadomień
O nowym zgłoszeniu i zbliżającym się terminie dowiadujesz się od razu: w panelu, e-mailem lub SMS-em, według reguł dla każdej roli. Przed wysyłką widzisz podgląd wiadomości, więc wiesz, co dokładnie wyjdzie do sygnalisty.
-
Szablony odpowiedzi
Potwierdzenie przyjęcia w 7 dni to obowiązek, o którym łatwo zapomnieć w natłoku spraw. Włącz automatyczne potwierdzenie wysyłane w chwili zgłoszenia i korzystaj z gotowych wiadomości, żeby każdy w zespole odpowiadał spójnie.
-
Rejestr na kontrolę i statystyki
Kontrola prosi o rejestr zgłoszeń z terminami? Eksportujesz go do XLSX lub CSV, opcjonalnie w archiwum ZIP z hasłem, z kolumnami potwierdzenia, terminu informacji zwrotnej i zamknięcia. Każdy eksport zostaje w dzienniku, pojedynczą sprawę pobierasz jako PDF chroniony hasłem, a strona Statystyki pokazuje obraz całości.
-
Zespoły robocze i przekazywanie spraw
Sprawy przydziela się osobom albo zespołom (np. HR, compliance, audyt). Przekazanie sprawy między zespołami zostawia ślad w dzienniku, a osoba spoza zespołu nie zobaczy nawet, że sprawa istnieje.
-
Wnioski o ujawnienie tożsamości
Osobny rejestr wniosków o odkrycie tożsamości sygnalisty: kto wnioskował, w jakim celu, kto zatwierdził i kiedy. To dokument, o który pyta kontrola i sąd.
Zgodność, uprawnienia i dane
-
Repozytorium upoważnień
Wystawianie upoważnień do przetwarzania danych z potwierdzeniem odbioru przez pracownika. Rozliczalność RODO.
-
Uprawnienia granularne (RBAC)
Role i uprawnienia per formularz i sprawa. Dostęp wyłącznie dla osób upoważnionych.
-
Retencja 3 lata pod kontrolą
Sprawy przechowujesz 3 lata od końca roku, w którym je zamknięto, a potem system usuwa je sam. Sprawy otwarte nigdy nie są usuwane. Gdy toczy się postępowanie, wstrzymujesz usunięcie w panelu na 30 dni, z wpisem w niemodyfikowalnym dzienniku.
-
Zgody i regulamin wersjonowane
Regulamin i umowę powierzenia akceptujesz przy rejestracji, a system zapisuje, którą wersję. O nowej wersji informujemy 14 dni wcześniej, także banerem w panelu. Każde oświadczenie jest wersjonowane w niemodyfikowalnym dzienniku.
-
Eksport i migracja danych
Pełny eksport najemcy (JSON/CSV + załączniki) do migracji lub audytu, z maskowaniem tożsamości i ochroną hasłem.
-
Dane wyłącznie w UE
Hosting, szyfrowanie i kopie zapasowe w Unii Europejskiej. Bez transferu poza Europejski Obszar Gospodarczy.
-
Rejestr pracowników i osób objętych procedurą
Lista osób, których dotyczy procedura zgłoszeń, z informacją o zapoznaniu się z nią. Dowód wykonania obowiązku informacyjnego z ustawy, bez segregatora.
-
Dokumenty proceduralne na stronie zgłoszeń
Regulamin zgłoszeń, klauzula informacyjna RODO i procedura wewnętrzna publikowane na stronie sygnalisty pod Twoją domeną, w wersjach. Sygnalista czyta je przed wysłaniem, a Ty masz dowód, którą wersję widział.
-
Bezpieczeństwo konta
Każda rola loguje się z 2FA i ma kody odzyskiwania. Widzisz aktywne sesje i historię logowań, wylogujesz obce urządzenie, a logowanie z nowego wysyła alert e-mail. Po 30 minutach bezczynności system wylogowuje sam.
Wdrożenie, kanały i integracje
-
Kreator wdrożenia
Logo, kolory, domena, osoby i formularz w kilku krokach, bez działu IT. Panel po polsku i angielsku, waluta PLN lub EUR do wyboru przed pierwszą subskrypcją, a centrum pomocy masz pod ręką w panelu.
-
Builder formularzy bez kodu
Własne pola, sekcje i warianty formularzy, z duplikowaniem. Formularz dopasowany do organizacji.
-
White-label i własna domena
Kanał pod Twoją marką i adresem. Wygląda jak część Twojej firmy, nie obce narzędzie.
-
Kanały: online, e-mail, telefon, list
Nie każdy sygnalista napisze przez formularz. Zgłoszenie z rozmowy, telefonu, listu lub e-maila wprowadza pracownik z datą wpływu, a 7 dni na potwierdzenie liczy się od niej tak samo jak dla zgłoszeń online.
-
Dostępność WCAG 2.2 AA
Kontrast, obsługa klawiaturą, ARIA, cele dotykowe, regulacja rozmiaru tekstu, bez limitów czasu na wypełnienie. Kanał dostępny dla każdego, w tym dla osób korzystających z czytników ekranu.
-
Logowanie Google i Microsoft 365
Wygodne SSO dla zespołu obsługi, obok obowiązkowego 2FA, ochrony przed brute force i polityki haseł.
-
Integracje: webhooki i API
Powiadomienia do Slacka, Teams, Power BI i własnych systemów. Wyłącznie metadane, nigdy treść zgłoszeń, z podpisem HMAC.
-
Edytor strony sygnalisty
Układ, teksty powitalne, kolejność sekcji i język strony zgłoszeń zmieniasz w edytorze z podglądem. Bez wdrożeniowca i bez czekania na dostawcę.
-
Rozliczenia i faktury w panelu
Subskrypcja, zmiana pakietu i faktury VAT dostępne w panelu klienta. Partner MSP rozlicza swoich klientów z jednego miejsca.
-
Nagrania głosowe bez metadanych
Zgłoszenie z rozmowy lub nagrania wprowadzasz do systemu jak każde inne. Nagranie jest zamieniane na MP3 lub MP4 z usuniętymi metadanymi, żeby plik nie zdradził, kiedy i na jakim urządzeniu powstał.
Grupy kapitałowe, kancelarie i IOD
-
Jedno logowanie, wiele spółek
Obsługujesz kilka spółek i do każdej logujesz się osobno? W sygnadesk masz jedno hasło i jedną aplikację 2FA, a między organizacjami przełączasz się z paska panelu. Każda spółka zostaje osobnym, odizolowanym kontem z własnym rejestrem, formularzami, domeną i zespołem.
-
Wszystkie terminy na jednym ekranie
Sprawa w spółce zależnej utknęła, a centrala o tym nie wie? Ekran „Moje organizacje” pokazuje dla każdej spółki sprawy otwarte, sprawy po 7 dniach bez potwierdzenia, przekroczone terminy informacji zwrotnej, sprawy przypisane do Ciebie i nieprzeczytane wiadomości.
-
Kontrola zostaje w spółce
Obawiasz się, że kancelaria albo partner dostanie za dużo? To administrator spółki zaprasza, nadaje rolę i odpina jednym kliknięciem, a dostęp znika natychmiast. Osoba z zewnątrz dostaje najwyżej rolę dyrektora, nigdy administratora, i w zespole widnieje jako osoba zewnętrzna.
-
Ślad każdego dostępu z zewnątrz
Kontrola pyta, kto spoza firmy miał wgląd i na jakiej podstawie? Zaproszenie, jego przyjęcie, każde przełączenie i odpięcie trafiają do niemodyfikowalnego dziennika po obu stronach. Repozytorium upoważnień przechowuje pisemne upoważnienie każdej osoby w każdej spółce.
-
Bezpieczne przełączanie między firmami
Jedno konto do wielu firm nie może być słabym punktem. Po 30 minutach od ostatniego kodu 2FA przełączenie wymaga nowego kodu, logowanie z nowego urządzenia wysyła alert e-mail, a zaproszenie wygasa po 14 dniach. Hasło zmieniasz raz, w koncie głównym, i działa we wszystkich organizacjach.
Tak wygląda praca w sygnadesk
Kilka fragmentów z panelu obsługi. Czytelny pulpit, lista spraw z metadanymi (bez treści zgłoszeń) i kreator formularzy bez kodu.
Dla całego zespołu odpowiedzialnego za zgodność
Jedno narzędzie, które odpowiada na potrzeby różnych ról w organizacji.
-
Inspektor Ochrony Danych (IOD)
Zgodność z RODO: minimalizacja danych, umowa powierzenia (DPA), retencja 3 lata, dane w UE. Rozliczalność w niemodyfikowalnym dzienniku.
-
Dyrektor i manager ds. compliance
Cały obowiązek ustawowy w jednym miejscu. Terminy 7 dni i 3 miesiące pilnowane automatycznie, pełny rejestr i audyt.
-
Zarząd i prezes
Ograniczenie ryzyka prawnego i wizerunkowego bez angażowania IT. Wdrożenie w godzinę, przewidywalny koszt, rejestr i dziennik gotowe na kontrolę.
-
Dyrektor HR
Bezpieczny kanał dla spraw pracowniczych, mobbingu i etyki. Anonimowość, szablony odpowiedzi, uprawnienia per sprawa.
-
Radca prawny i dział prawny
Zgodność z ustawą i dyrektywą, gotowe procedury, kontrola nad ujawnieniem tożsamości (zasada czworga oczu).
-
Audyt wewnętrzny i ryzyko
Niemodyfikowalny dziennik, statystyki i eksport do postępowań. Twardy dowód działania systemu.
Dla każdej branży objętej obowiązkiem
- Ochrona zdrowia i szpitale
- Przemysł i produkcja
- Sektor publiczny i samorządy
- Finanse, banki i ubezpieczenia
- Edukacja i uczelnie
- Handel i sieci detaliczne
- Transport i logistyka
- Energetyka i usługi komunalne
- IT i usługi profesjonalne
Ochrona danych na każdym etapie
Od formularza, przez transmisję, po przechowywanie i usunięcie danych osób zgłaszających.
-
Podstawa prawna
Ustawa z 14 czerwca 2024 i dyrektywa UE 2019/1937. Kategorie obejmują naruszenia prawa i standardów etycznych.
-
Prywatność sygnalisty
Brak zapisu IP i lokalizacji, brak zasobów zewnętrznych, ścisła CSP, self-host fontów. Anonimowość i poufność tożsamości.
-
Ochrona danych
Dane wyłącznie w UE, szyfrowanie w tranzycie i w spoczynku, retencja 3 lata od końca roku zamknięcia sprawy z automatycznym usuwaniem i możliwością wstrzymania, umowa powierzenia (DPA) i wykaz podprocesorów.
Kilka spółek albo klientów? Zobacz modele wdrożenia Bezpieczeństwo Szyfrowanie end-to-end
Sprawdź system na koncie testowym
14 dni testów z pełnym dostępem. Bez wiedzy technicznej.