Jak działa sygnadesk: od zgłoszenia do dowodu na kontroli
Osiem kroków, jedna ścieżka. Sygnalista zgłasza, system rejestruje sprawę i pilnuje terminów, zespół ją prowadzi, a każdy krok zostaje w dzienniku audytu. Poniżej ta sama droga w słowach.
1. Sygnalista pisze zgłoszenie
Wchodzi na stronę zgłoszeń pod marką Twojej firmy, na Twojej domenie. Nie zakłada konta i nie loguje się. Wybiera kategorię, opisuje, co się stało, może dodać pliki albo nagranie głosowe. Dane kontaktowe podaje tylko wtedy, gdy chce; domyślnie zgłasza anonimowo.
Strona nie zapisuje adresu IP, nie ładuje zasobów zewnętrznych i nie śledzi. Zgłoszenie z rozmowy, telefonu, e-maila lub listu wprowadza do systemu pracownik, z datą wpływu, i od tej daty biegną te same terminy co dla zgłoszeń online.
2. System rejestruje sprawę
W chwili wysłania system nadaje numer sprawy i PIN, zapisuje datę wpływu i uruchamia liczniki terminów ustawowych. Z załączników usuwa metadane (EXIF, autor), a pliki skanuje antywirusem. Numer i PIN są jedynym kluczem sygnalisty do sprawy: nie ma konta, które trzeba by chronić.
3. Zespół dostaje sprawę w panelu
Sprawa trafia do właściwej osoby lub zespołu według reguł, które ustawiasz raz: kategoria, formularz, oddział. Powiadomienie przychodzi w panelu, e-mailem lub SMS-em, według roli. Zespół widzi treść zgłoszenia, nigdy aktywność sygnalisty; sygnalista widzi „zespół obsługi”, nigdy nazwiska.
4. Potwierdzenie przyjęcia do 7 dni
Ustawa daje 7 dni na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Zespół wysyła je z szablonu albo system robi to automatycznie w chwili zgłoszenia. Gdy termin się zbliża, a potwierdzenia nie ma, system przypomina i eskaluje. Potwierdzenie czeka w sprawie, więc dociera także do anonimowego sygnalisty, który nie podał adresu.
5. Sygnalista wraca i rozmawia
Numerem sprawy i PIN-em sygnalista wraca do sprawy, czyta potwierdzenie i odpowiada na pytania w anonimowym czacie. Widzi, że zespół pisze, ale zespół nie widzi jego aktywności; sam ustawia limit bezczynności i może wylogować się z wątku. Może poprosić o spotkanie; wtedy zespół ma 14 dni na zaproponowanie terminu i formy.
6. Zespół prowadzi postępowanie
Statusy, priorytety, notatki i historia są widoczne tylko dla obsługi. Sprawę można przekazać innemu zespołowi (HR, compliance, audyt); przekazanie zostawia ślad, a osoba spoza zespołu nie zobaczy nawet, że sprawa istnieje. Ujawnienie tożsamości sygnalisty wymaga wniosku zatwierdzonego przez drugą upoważnioną osobę i trafia do osobnego rejestru.
7. Informacja zwrotna do 3 miesięcy
Sygnalista musi dostać informację zwrotną najpóźniej 3 miesiące od potwierdzenia: co ustalono, jakie działania podjęto lub zaplanowano i dlaczego. System liczy ten termin, przypomina i nie pozwala zamknąć sprawy bez odpowiedzi.
8. Zamknięcie i dowód na 3 lata
Zamknięta sprawa jest ostateczna; ponowne otwarcie to jawna zmiana zapisana w historii. Każdy dostęp, każda zmiana i każdy eksport są w niemodyfikowalnym dzienniku audytu. Rejestr zgłoszeń z terminami eksportujesz do XLSX lub CSV na kontrolę. Sprawy przechowujesz 3 lata od końca roku zamknięcia, potem system usuwa je sam; gdy toczy się postępowanie, wstrzymujesz usunięcie w panelu.
Przez cały czas
Dane wyłącznie w Unii Europejskiej (Warszawa i Frankfurt), 2FA dla każdej roli, dostęp tylko dla upoważnionych osób. Opcjonalnie tryb end-to-end, w którym operator przechowuje wyłącznie szyfrogram treści i tożsamości.
Zobacz to na własnym kanale
Konto testowe ma pełen zestaw funkcji: strona zgłoszeń pod Twoją marką, panel obsługi, terminy i dziennik audytu. 14 dni, bez zobowiązań.