So funktioniert sygnadesk: von der Meldung zum Nachweis bei der Prüfung
Acht Schritte, ein Weg. Die hinweisgebende Person meldet, das System registriert den Fall und überwacht die Fristen, das Team bearbeitet ihn, und jeder Schritt bleibt im Audit-Protokoll. Unten derselbe Weg in Worten.
1. Die hinweisgebende Person schreibt die Meldung
Sie öffnet die Meldeseite unter der Marke Ihres Unternehmens, auf Ihrer Domain. Ohne Konto, ohne Login. Sie wählt eine Kategorie, beschreibt, was passiert ist, und kann Dateien oder eine Sprachaufnahme hinzufügen. Kontaktdaten gibt sie nur an, wenn sie will; standardmäßig meldet sie anonym.
Die Seite speichert keine IP-Adresse, lädt keine externen Ressourcen und verfolgt nicht. Eine Meldung aus einem Gespräch, per Telefon, E-Mail oder Brief trägt ein Mitarbeiter mit Eingangsdatum ein, und ab diesem Datum laufen dieselben Fristen wie bei Online-Meldungen.
2. Das System registriert den Fall
Beim Absenden vergibt das System Meldungsnummer und PIN, speichert das Eingangsdatum und startet die Zähler der gesetzlichen Fristen. Aus Anhängen entfernt es Metadaten (EXIF, Autor) und prüft die Dateien auf Schadsoftware. Nummer und PIN sind der einzige Schlüssel der hinweisgebenden Person zum Fall: es gibt kein Konto, das geschützt werden müsste.
3. Das Team erhält den Fall im Panel
Der Fall geht nach Regeln, die Sie einmal festlegen (Kategorie, Formular, Niederlassung), an die richtige Person oder das richtige Team. Die Benachrichtigung kommt im Panel, per E-Mail oder SMS, je nach Rolle. Das Team sieht den Inhalt der Meldung, nie die Aktivität der hinweisgebenden Person; diese sieht „Bearbeitungsteam“, nie Namen.
4. Eingangsbestätigung binnen 7 Tagen
Das Gesetz gibt 7 Tage für die Eingangsbestätigung. Das Team sendet sie aus einer Vorlage, oder das System tut es automatisch beim Eingang. Nähert sich die Frist ohne Bestätigung, erinnert und eskaliert das System. Die Bestätigung wartet im Fall und erreicht so auch eine anonyme hinweisgebende Person ohne Adresse.
5. Die hinweisgebende Person kehrt zurück und kommuniziert
Mit Meldungsnummer und PIN kehrt sie zum Fall zurück, liest die Bestätigung und beantwortet Fragen im anonymen Chat. Sie sieht, dass das Team schreibt, das Team sieht ihre Aktivität nicht; das Inaktivitätslimit stellt sie selbst ein und kann sich aus dem Thread abmelden. Sie kann ein Treffen beantragen; dann hat das Team 14 Tage, um Termin und Form vorzuschlagen.
6. Das Team bearbeitet den Fall
Status, Prioritäten, Notizen und Verlauf sind nur für die Bearbeitung sichtbar. Ein Fall kann an ein anderes Team (HR, Compliance, Revision) weitergegeben werden; die Weitergabe hinterlässt eine Spur, und wer nicht zum Team gehört, sieht nicht einmal, dass der Fall existiert. Die Aufdeckung der Identität erfordert einen von einer zweiten berechtigten Person genehmigten Antrag und landet in einem eigenen Register.
7. Rückmeldung binnen 3 Monaten
Die hinweisgebende Person muss spätestens 3 Monate nach der Bestätigung eine Rückmeldung erhalten: was festgestellt wurde, welche Maßnahmen ergriffen oder geplant sind und warum. Das System zählt diese Frist, erinnert und lässt den Fall ohne Antwort nicht schließen.
8. Abschluss und Nachweis für 3 Jahre
Ein abgeschlossener Fall ist endgültig; eine Wiedereröffnung ist eine sichtbare Änderung im Verlauf. Jeder Zugriff, jede Änderung und jeder Export stehen im unveränderbaren Audit-Protokoll. Das Meldungsregister mit Fristen exportieren Sie als XLSX oder CSV für die Prüfung. Fälle werden 3 Jahre ab Ende des Abschlussjahres aufbewahrt, danach löscht das System sie selbst; bei laufendem Verfahren setzen Sie die Löschung im Panel aus.
Jederzeit
Daten ausschließlich in der Europäischen Union (Warschau und Frankfurt), 2FA für jede Rolle, Zugriff nur für berechtigte Personen. Optional der Ende-zu-Ende-Modus, in dem der Betreiber ausschließlich das Chiffrat von Inhalt und Identität speichert.
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