Polnisches Hinweisgeberschutzgesetz: wer betroffen ist und ab wann

Woher die Pflicht kommt

Das polnische Gesetz vom 14. Juni 2024 über den Schutz von Hinweisgebern (Dz.U. 2024 Pos. 928) setzt die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates um. Es trat am 25. September 2024 in Kraft, mit Ausnahme der Vorschriften über externe Meldungen an den Bürgerrechtsbeauftragten und an öffentliche Behörden, die ab dem 25. Dezember 2024 gelten. Polen hat die Richtlinie mit fast dreijähriger Verspätung umgesetzt, sodass es für Unternehmen praktisch keine Übergangsfrist gab: Wer am Tag des Inkrafttretens unter das Gesetz fiel, musste an diesem Tag bereits ein Verfahren haben.

Kern des Gesetzes sind zwei Pflichten des Rechtsträgers: die Einrichtung eines Verfahrens für interne Meldungen und der Schutz der hinweisgebenden Person vor Repressalien. Dieser Text befasst sich mit der ersten Frage, die sich jede Geschäftsführung und jede Leitung einer Einrichtung stellt: Betrifft uns das überhaupt?

Schwelle von 50 Personen: wie gezählt wird

Das Verfahren für interne Meldungen legt der Rechtsträger fest, für den nach dem Stand vom 1. Januar oder 1. Juli des jeweiligen Jahres mindestens 50 Personen Erwerbsarbeit leisten (Art. 23 Abs. 1). Drei Elemente dieser Definition überraschen regelmäßig:

1. Gezählt werden Personen, nicht Stellen im Sinne des Arbeitsrechts. In die Zahl fließen Arbeitnehmer umgerechnet auf Vollzeitäquivalente sowie Personen ein, die gegen Entgelt auf einer anderen Grundlage als einem Arbeitsverhältnis Arbeit leisten, sofern sie für diese Art von Arbeit keine anderen Personen beschäftigen (Art. 23 Abs. 2). Auftragsverträge (umowa zlecenia), Werkverträge (umowa o dzieło) und per Rechnung abgerechnete Einzelunternehmer zählen mit. Ein Unternehmen mit 38 Arbeitnehmern und 15 B2B-Mitarbeitenden überschreitet die Schwelle.
2. Zwei Stichtage im Jahr. Der Stand wird am 1. Januar und am 1. Juli geprüft. Es genügt, dass die Schwelle an einem dieser Tage erreicht ist. Eine saisonale Organisation, die im Sommer auf 60 Personen wächst und im Winter auf 40 schrumpft, unterliegt dem Gesetz.
3. Die Schwelle gilt für den Rechtsträger, nicht für die Gruppe. Drei Gesellschaften mit je 30 Personen summieren sich nicht zu einer Pflicht, aber jede von ihnen kann die Schwelle für sich zu einem anderen Zeitpunkt überschreiten. Umgekehrt: Die Muttergesellschaft „erledigt“ die Pflicht der Tochtergesellschaften nicht mit einem einzigen Kanal, es sei denn, jede von ihnen legt formell ein Verfahren fest und benennt eine gemeinsame Stelle für die Entgegennahme von Meldungen. Das Gesetz lässt ein gemeinsames Verfahren für private Rechtsträger mit 50 bis 249 Beschäftigten zu, sofern zwischen ihnen eine Vereinbarung besteht (Art. 28).

In der Praxis: Zählen Sie die Personen am 1. Januar und am 1. Juli, einschließlich Auftragnehmern und B2B, für jede Gesellschaft getrennt. Liegt eine dieser Zahlen bei 50 oder mehr, braucht diese Gesellschaft ein Verfahren.

Ohne Schwelle: Sektoren, die unabhängig von der Größe erfasst sind

Die Schwelle von 50 Personen gilt nicht für Rechtsträger, die in den Bereichen Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte, Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Verkehrssicherheit und Umweltschutz tätig sind und unter die in den Anhängen der Richtlinie genannten Rechtsakte fallen (Art. 23 Abs. 3). Das betrifft unter anderem Banken, Genossenschaftskassen (SKOK), Wertpapierfirmen, Versicherer, Buchhaltungsbüros und Kanzleien, soweit sie Verpflichtete im Sinne des polnischen Geldwäschegesetzes sind, sowie einen Teil der Beförderer und der Abfallwirtschaftsbetriebe. Ein Buchhaltungsbüro mit fünf Personen, das als Verpflichteter AML-Verfahren anwendet, braucht ein Verfahren für interne Meldungen genauso wie eine Bank.

Ausnahmen: kleine Gemeinden und Kreise

Die Vorschriften über interne Meldungen gelten nicht für Organisationseinheiten einer Gemeinde oder eines Kreises mit weniger als 10 000 Einwohnern (Art. 23 Abs. 4). Achtung beim Wort „Organisationseinheiten“: Die Ausnahme umfasst das Gemeindeamt und die Organisationseinheiten der Gemeinde (Schulen, Sozialhilfezentren, kommunale Betriebe), aber ausschließlich in Gemeinden unterhalb der Einwohnerschwelle. Eine Gemeinde mit 12 000 Einwohnern unterliegt dem Gesetz vollständig, auch wenn das Amt selbst nur 30 Personen beschäftigt, denn bei öffentlichen Einheiten entscheidet die Einwohnerzahl, nicht die Zahl der Beschäftigten.

Wer hinweisgebende Person sein kann

Das Gesetz definiert die hinweisgebende Person weit (Art. 4). Es ist eine natürliche Person, die eine im beruflichen Kontext erlangte Information über einen Rechtsverstoß meldet oder offenlegt. Der Katalog umfasst Arbeitnehmer, Leiharbeitnehmer, Personen, die auf einer anderen Grundlage als einem Arbeitsverhältnis Arbeit leisten (einschließlich zivilrechtlicher Verträge), Unternehmer, Prokuristen, Aktionäre oder Gesellschafter, Mitglieder von Organen einer juristischen Person, Personen, die unter Aufsicht eines Auftragnehmers, Subunternehmers oder Lieferanten arbeiten, Trainees, Freiwillige, Praktikanten, Angehörige uniformierter Dienste und Soldaten.

Der Schutz erstreckt sich auch auf Personen, die sich erst um eine Stelle bewerben (Information aus dem Bewerbungsverfahren), sowie auf Personen, deren Rechtsverhältnis bereits beendet ist. Hinweisgebende Person ist also auch ein ehemaliger Arbeitnehmer, der meldet, was er während der Beschäftigung erfahren hat, und ein Bewerber, der im Vorstellungsgespräch von einer Unregelmäßigkeit gehört hat. Der Meldekanal muss für diese Personen zugänglich sein, was bedeutet, dass er nicht ausschließlich im Intranet laufen und kein Firmenkonto voraussetzen darf.

Geschützt sind auch Personen, die bei einer Meldung helfen, und Personen, die mit der hinweisgebenden Person verbunden sind, etwa ein Kollege oder ein Familienmitglied, wenn sie Repressalien erfahren könnten (Art. 21 und Art. 22).

Welche Verstöße das Gesetz erfasst

Ein Rechtsverstoß im Sinne des Gesetzes ist ein rechtswidriges oder auf die Umgehung des Rechts gerichtetes Handeln oder Unterlassen in den in Art. 3 Abs. 1 genannten Bereichen. Der Katalog ist abschließend und umfasst:

• Korruption,
• öffentliche Auftragsvergabe,
• Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte,
• Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
• Produktsicherheit und Konformität von Produkten,
• Verkehrssicherheit,
• Umweltschutz,
• Strahlenschutz und nukleare Sicherheit,
• Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz,
• öffentliche Gesundheit,
• Verbraucherschutz,
• Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten,
• Sicherheit von Netz- und Informationssystemen,
• finanzielle Interessen des polnischen Staates, der Gebietskörperschaften und der Europäischen Union,
• Binnenmarkt der Union, einschließlich der Vorschriften über Wettbewerb, staatliche Beihilfen und die Besteuerung juristischer Personen,
• verfassungsmäßige Freiheiten und Rechte des Menschen und Bürgers im Verhältnis zu Organen der öffentlichen Gewalt.

Zwei Dinge sollte man sich merken. Erstens wurde im Gesetzgebungsverfahren das Arbeitsrecht aus dem Katalog gestrichen. Mobbing, Diskriminierung oder Unregelmäßigkeiten bei der Vergütung sind keine Rechtsverstöße im Sinne des Gesetzes, sodass eine Person, die sie meldet, keinen gesetzlichen Schutz genießt, es sei denn, der Fall fällt in eine andere Kategorie (etwa Schutz personenbezogener Daten oder verfassungsmäßige Rechte bei einem öffentlichen Rechtsträger). Zweitens kann der Rechtsträger das Verfahren erweitern, und zwar um Meldungen über Verstöße gegen interne Regelungen oder ethische Standards (Art. 3 Abs. 2). Die meisten Organisationen tun das, denn ein Kanal, der eine Mobbing-Meldung als „nicht vom Gesetz erfasst“ zurückweist, verliert nach dem ersten solchen Fall das Vertrauen. Man muss nur bedenken, dass eine Meldung in einer vom Arbeitgeber hinzugefügten Kategorie die hinweisgebende Person auf Grundlage des Verfahrens und des Arbeitsrechts schützt, nicht auf Grundlage des Gesetzes.

Was das Gesetz nicht erfasst

Das Gesetz gilt nicht für Informationen, die dem Berufsgeheimnis der medizinischen und juristischen Berufe, dem Beratungsgeheimnis der Richter oder dem Geheimnis des Strafverfahrens unterliegen, sowie für Verschlusssachen (Art. 5). Es erfasst auch keine Aufträge im Bereich Verteidigung und Sicherheit in dem im Gesetz bestimmten Umfang. Ein Rechtsberater (radca prawny), der im Rahmen der Mandatsbetreuung von einem Verstoß erfährt, kann ihn nicht unter Berufung auf den Hinweisgeberschutz melden, wenn die Information dem Berufsgeheimnis unterliegt.

Was das für den Meldekanal bedeutet

Die Definition der hinweisgebenden Person und der Katalog der Verstöße übersetzen sich direkt in Anforderungen an das System:

• Der Kanal muss von außerhalb der Organisation und ohne Firmenkonto zugänglich sein, denn hinweisgebende Person kann ein ehemaliger Arbeitnehmer, ein Bewerber, ein Subunternehmer oder ein Gesellschafter sein;
• das Formular sollte eine Meldung außerhalb des gesetzlichen Katalogs ermöglichen, wenn das Verfahren ihn erweitert, und klar sagen, welche Meldungen den gesetzlichen Schutz genießen;
• das Meldungsregister muss ab dem ersten Tag bestehen, an dem der Rechtsträger die Schwelle überschritten hat, denn der erste Stichtag nach dem Überschreiten ist zugleich der Tag, ab dem die Pflicht gilt.

Wie man das Verfahren selbst schreibt und einführt, beschreiben wir in einem eigenen Text zum Verfahren für interne Meldungen. Die Fristen, die ab diesem Zeitpunkt zu laufen beginnen, im Text zu den gesetzlichen Fristen.