Meldekanal für Hinweisgeber in der Unternehmensgruppe: eine Person, fünf Gesellschaften

Was das Gesetz in dieser Situation sagt

Zu einem Verfahren für interne Meldungen ist jeder Rechtsträger für sich verpflichtet: Jede Gesellschaft, bei der am 1. Januar oder 1. Juli mindestens 50 Personen Erwerbsarbeit leisten, richtet ein eigenes Verfahren ein und führt ein eigenes Meldungsregister (Art. 23 Abs. 1, Art. 24 Abs. 1 und Art. 29 des polnischen Hinweisgeberschutzgesetzes, Gesetz vom 14. Juni 2024 über den Schutz von Hinweisgebern). Die Muttergesellschaft „erledigt“ das nicht für die Tochtergesellschaften mit einem einzigen Meldekanal; die Europäische Kommission hat eine solche Auslegung in ihren Stellungnahmen aus dem Jahr 2021 als richtlinienwidrig eingestuft.

Die Gruppe kann ein gemeinsames Verfahren haben (Art. 28 Abs. 8), und Gesellschaften mit 50 bis 249 Beschäftigten können Ressourcen für die Entgegennahme von Meldungen und die Durchführung von Untersuchungen teilen (Art. 28 Abs. 3), mit getrennten Verantwortlichen und ohne gegenseitigen Zugriff über das Notwendige hinaus. Eine Person aus der Zentrale, die Meldungen in einer Tochtergesellschaft entgegennimmt und prüft, braucht von dieser Gesellschaft eine schriftliche Befugnis (Art. 27 Abs. 2). Die hinweisgebende Person muss immer in ihrer eigenen Gesellschaft melden können.

Dies beschreibt, wie das System die Vorschriften abbildet, und ist keine Rechtsberatung; die Details des Verfahrens legt die Organisation mit ihrer eigenen Rechtsberatung fest.

Worauf bei der Einführung zu achten ist

1. Ein eigenes Konto für jede Gesellschaft, keine „Niederlassungen“ in einem Konto. Jede Gesellschaft hat ein eigenes Meldungsregister, ein eigenes Formular, eine Meldeseite unter eigener Domain, ein eigenes Team und eigene Befugnisse. Es gibt keine gemeinsame Falldatenbank, also auch nicht die Frage, wer aus der Zentrale den Fall einer Tochtergesellschaft „bei Gelegenheit“ gesehen haben könnte.
2. Eine Person, ein Login. Die Person aus der Zentrale hat ein Hauptkonto (E-Mail, Passwort, 2FA). Der Administrator jeder Gesellschaft lädt sie zu sich ein und vergibt eine Rolle; sie nimmt die Einladung an und wechselt von da an über die Leiste des Panels zwischen den Gesellschaften.
3. Der Bildschirm „Meine Organisationen“ statt fünf Postfächern. Für jede Gesellschaft sind offene Fälle, Fälle nach 7 Tagen ohne Eingangsbestätigung, überschrittene Rückmeldefristen, dieser Person zugewiesene Fälle und ungelesene Nachrichten sichtbar. Ohne alle nacheinander aufzurufen.
4. Befugnis in jeder Gesellschaft. Das Befugnisregister jeder Gesellschaft bewahrt die schriftliche Befugnis derselben Person gesondert auf. Das ist genau das Dokument, nach dem eine Kontrolle fragt.
5. Die Entscheidung bleibt in der Gesellschaft. Der Administrator der Gesellschaft kann die Person aus der Zentrale mit einem Klick abkoppeln; der Zugriff erlischt sofort, und Einladung, Annahme, jeder Wechsel und die Abkopplung stehen auf beiden Seiten im Audit-Protokoll.

Funktionen, die den Unterschied machen

• Ein Login, viele Gesellschaften und Alle Fristen auf einem Bildschirm (Unternehmensgruppen, Kanzleien und DSB).
• Sicheres Wechseln: 30 Minuten nach dem letzten 2FA-Code erfordert der Wechsel einen neuen Code, die Anmeldung von einem neuen Gerät löst eine Warnung aus, die Einladung verfällt nach 14 Tagen.
• Befugnisregister in jeder Gesellschaft (Compliance und Berechtigungen).
• Unveränderbares Audit-Protokoll mit Einträgen zu jedem Wechsel zwischen den Gesellschaften.
• Partnermodell, wenn die Gruppe die Gesellschaften über eine Karte mit Mengenrabatt abrechnen möchte (für Partner).

Häufige Fragen

Kann die Gruppe einen gemeinsamen Meldekanal für alle Gesellschaften haben?

Ein gemeinsames Verfahren ja, ein gemeinsames Register nein. Jede verpflichtete Gesellschaft führt ein eigenes Meldungsregister und ist Verantwortlicher für die darin gesammelten Daten. In sygnadesk hat jede Gesellschaft ein eigenes Konto, gemeinsam ist nur das Login der Person, die mehrere von ihnen betreut.

Was zahlt eine Gruppe mit fünf Gesellschaften?

Jede Gesellschaft hat ein eigenes, an ihre Personenzahl angepasstes Paket. Die Personen aus der Zentrale brauchen keine zusätzlichen Konten. Wenn die Gruppe die Gesellschaften an einer Stelle abrechnen möchte, kann die Muttergesellschaft oder die sie betreuende Kanzlei Partner werden, mit einem Rabatt, der mit der Zahl der Gesellschaften wächst, ab 15 % bei der ersten.

Mehr dazu im Artikel Polnisches Hinweisgeberschutzgesetz: wer betroffen ist.