Meldekanäle: schriftlich, mündlich, im Treffen und für Personen ohne Computer

Was das Gesetz verlangt

Die Art und Weise, wie interne Meldungen übermittelt werden, legt das Verfahren fest, das Gesetz bestimmt aber das Minimum: Eine Meldung kann mündlich oder schriftlich erfolgen (Art. 26 Abs. 1). Eine mündliche Meldung kann telefonisch oder über andere Sprachkommunikationssysteme erfolgen sowie, auf Antrag der hinweisgebenden Person, in einem persönlichen Treffen, das innerhalb von 14 Tagen nach Eingang des Antrags zu organisieren ist (Art. 26 Abs. 2 und 4). Eine schriftliche Meldung kann in Papierform oder elektronisch erfolgen.

Eine mündliche Meldung muss auf die im Gesetz vorgesehene Weise dokumentiert werden: durch Aufzeichnung des Gesprächs mit Zustimmung der hinweisgebenden Person oder durch eine vollständige und genaue Transkription oder ein Protokoll, das die hinweisgebende Person prüfen, korrigieren und bestätigen kann (Art. 26 Abs. 3 und 5). Ein bloßer Anruf bei der Compliance-Abteilung ohne Protokoll erfüllt die Anforderung nicht.

Zusätzlich muss der Kanal allen Personen zugänglich sein, die hinweisgebende Personen sein können, also auch Bewerbern, ehemaligen Beschäftigten, Subunternehmern und Gesellschaftern. Das schließt Lösungen aus, die nur aus dem internen Netz oder nach Anmeldung mit einem Firmenkonto erreichbar sind.

Drei Gruppen, die beim Entwurf des Kanals vergessen werden

Beschäftigte ohne Computerarbeitsplatz. Fahrer, Lagermitarbeiter, Produktionsbeschäftigte, Reinigungspersonal und Sicherheitsdienst. Sie haben private Telefone, keine Firmen-E-Mail-Adresse, und der einzige Computer am Standort steht im Zimmer des Vorgesetzten. Der Kanal für sie ist eine Seite unter einer Adresse, die man sich merken und auf dem Telefon öffnen kann, plus eine Telefonnummer mit festgelegter Dokumentationsweise. Ein QR-Code am Schwarzen Brett funktioniert besser als ein Link im Intranet, zu dem sie keinen Zugang haben.

Personen außerhalb der Organisation. Ein Subunternehmer, der auf der Baustelle einen Missstand sieht, ein ehemaliger Beschäftigter, ein Bewerber. Sie haben kein Konto. Die Meldeseite muss öffentlich sein und das Verfahren so bekannt gemacht werden, dass es sich finden lässt: Link in der Fußzeile der Unternehmenswebsite, in Verträgen mit Subunternehmern und in der Information für Bewerber, zu der Art. 24 Abs. 7 verpflichtet.

Personen, die nicht in Ruhe schreiben können. Ein Beschäftigter, der das Büro mit der Person teilt, die die Meldung betrifft, wird die Meldung nicht am Firmencomputer schreiben. Ein Formular, das einen Entwurf speichert, nach einer Pause wieder aufgerufen werden kann und nicht in einem Zug ausgefüllt werden muss, deckt diesen Fall besser ab als eine Umfrage mit Zeitlimit.

Elektronischer Kanal: was er haben sollte

1. Eigene Domain des Kunden, keine Adresse des Anbieters. Die hinweisgebende Person vertraut der Seite des Unternehmens, nicht einem fremden Werkzeug; außerdem ist die Adresse in der Domain der Organisation Teil des bekannt gemachten Verfahrens.
2. Keine Speicherung der IP-Adresse, keine Tracking-Skripte, keine externen Ressourcen. Sonst ist ein anonymer Kanal nicht anonym, und ein vertraulicher hinterlässt Spuren bei Dritten.
3. Meldungsnummer und Zugangscode statt eines Kontos. Die hinweisgebende Person kehrt ohne Angabe einer E-Mail-Adresse zum Gespräch zurück; Eingangsbestätigung und Rückmeldung warten im Fall.
4. Anhänge mit entfernten Metadaten. Ein Foto vom Telefon enthält das Gerätemodell und oft GPS-Koordinaten; ein Word-Dokument enthält den Namen des Autors. Ohne automatische Bereinigung gibt sich die hinweisgebende Person unbewusst zu erkennen.
5. Barrierefreiheit. Ein Formular, das sich per Tastatur und Screenreader bedienen lässt, mit Kontrast und Textanpassung, ohne Zeitlimits. Das ist eine Anforderung von WCAG 2.2 AA und zugleich die Voraussetzung dafür, dass der Kanal für jeden Beschäftigten funktioniert.
6. Mehrere Formulare und Sprachen. Eine Niederlassung, eine Gesellschaft in der Gruppe oder eine Gruppe von Beschäftigten aus einem anderen Land sollten ein Formular in ihrer Sprache haben, mit Berechtigungen, die für ihre fallbearbeitenden Personen eingestellt sind.

Telefon und manuelle Erfassung

Eine telefonische Meldung ist eine mündliche Meldung: Sie erfordert die Zustimmung zur Aufzeichnung oder ein von der hinweisgebenden Person bestätigtes Protokoll. Eine gute Lösung ist, im Verfahren eine Nummer mit Aufzeichnung nach vorheriger Ankündigung anzugeben, mit dem Hinweis, dass die meldende Person stattdessen um ein Treffen bitten kann.

Eine telefonisch, mündlich oder per Brief eingegangene Meldung trägt die Bearbeitung manuell in das Register ein, mit Eingangsdatum und Kanal; die Fristen von 7 Tagen und 3 Monaten laufen ab diesem Datum genauso wie bei Online-Meldungen. SMS dient in die andere Richtung: Die hinweisgebende Person, die eine Nummer angegeben hat, erhält per SMS die Eingangsbestätigung und die Information über eine Antwort, ohne Inhalt.

E-Mail: zulässig, aber mit Einschränkungen

Eine E-Mail-Adresse als Kanal ist zulässig, speichert aber von sich aus die Identität des Absenders, bestätigt den Eingang nicht, berechnet keine Fristen und führt kein Register. Bleibt E-Mail einer der Kanäle, sollten Meldungen daraus sofort nach Eingang in das Register übertragen werden, mit Eingangsdatum, und das Postfach sollte ausschließlich befugten Personen zugänglich sein. In der Praxis löst eine gemeinsame Intake-Adresse, aus der Nachrichten automatisch als Fälle in das System gelangen, beide Probleme auf einmal.

Treffen innerhalb von 14 Tagen

Der Antrag auf ein Treffen kann über jeden Kanal eingehen, auch anonym mit Angabe eines Kontaktwegs. Die Organisation hat 14 Tage, um das Treffen zu organisieren, und fertigt über seinen Verlauf ein Protokoll an, das die hinweisgebende Person bestätigt. Ort und fallbearbeitende Person sollten so gewählt werden, dass das Treffen die hinweisgebende Person nicht gegenüber ihrem Umfeld enttarnt: Ein Gespräch im Büro des Niederlassungsleiters, in dessen Niederlassung die Person arbeitet, die die Meldung betrifft, widerspricht dem Sinn des gesamten Verfahrens.

So sieht es in sygnadesk aus

Der Kunde startet die Meldeseite unter eigener Domain und eigener Marke, mit beliebig vielen Formularen und Sprachen. Meldungen aus dem Formular und per E-Mail gelangen in ein einziges Register als Fälle mit Nummer und PIN, und das Gespräch mit der hinweisgebenden Person findet im Fall statt, ohne Adresse und ohne Konto. Mündliche Meldungen und Treffen erfasst die fallbearbeitende Person manuell im selben Fall, mit dem Protokoll als Anhang, sodass Fristen und Audit-Protokoll alle Kanäle abdecken, nicht nur den elektronischen.