Anonimowe zgłoszenia na uczelni: nieprawidłowości przy grancie

Co mówi ustawa w tej sytuacji

Nieprawidłowości przy grancie finansowanym ze środków publicznych lub unijnych to naruszenie dotyczące interesów finansowych Skarbu Państwa albo Unii Europejskiej (art. 3 ust. 1), a przy zakupach z grantu także zamówień publicznych. Uczelnia publiczna jest podmiotem prawnym objętym ustawą bez względu na wątpliwości co do progu; zatrudnia setki osób.

Doktorant jest sygnalistą: ustawa wymienia stażystów, praktykantów i osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, a doktorant w szkole doktorskiej otrzymujący stypendium i wykonujący zadania w projekcie mieści się w tej definicji. Chroniona jest też osoba pomagająca w zgłoszeniu, na przykład kolega z zespołu, który dostarczył dokumenty.

Odwet w środowisku akademickim rzadko jest zwolnieniem. Jest negatywną opinią, pominięciem w publikacji, przedłużającą się recenzją. Katalog działań odwetowych z art. 12 obejmuje negatywną ocenę wyników pracy, pominięcie w szkoleniach i działania utrudniające znalezienie pracy w danym sektorze.

Na co zwrócić uwagę przy wdrożeniu

1. Anonimowość zapisana w procedurze. Uczelnia powinna wprost zdecydować, że przyjmuje zgłoszenia anonimowe (art. 25 ust. 2 pkt 1); inaczej anonimowe zgłoszenie nie uruchamia terminów, a doktorant pod nazwiskiem nie zgłosi.
2. Rozdzielenie tożsamości od treści. Jeśli sygnalista podał tożsamość, powinna być dostępna tylko na wniosek zatwierdzony przez drugą upoważnioną osobę. W małym środowisku „zerknięcie z ciekawości” jest realnym ryzykiem, a ujawnienie tożsamości wbrew przepisom jest przestępstwem z art. 56.
3. Osoba prowadząca spoza wydziału. Bezstronność wymaga, by sprawę o grancie prowadził ktoś spoza jednostki, w której grant jest realizowany, na przykład audyt wewnętrzny albo rzecznik akademicki.
4. Dostęp bez konta uczelnianego i po jego wygaśnięciu. Doktorant, który skończył szkołę doktorską, i były pracownik są nadal sygnalistami. Strona zgłoszeń musi być publiczna.

Funkcje, które robią różnicę

• Zgłoszenie bez konta, numer sprawy i PIN, brak zapisu IP, brak śledzenia (poufność i ochrona tożsamości).
• Ujawnienie tożsamości tylko za zgodą drugiej osoby i rejestr wniosków o ujawnienie: kto wnioskował, w jakim celu, kto zatwierdził.
• Zasada czworga oczu przy osłabieniu ochrony: nikt nie wyłączy jej w pojedynkę.
• Niemodyfikowalny dziennik audytu: w sporze o odwet uczelnia może wykazać, że promotor nie miał dostępu do sprawy (zgodność).
• Wiele formularzy i języków: osobny formularz dla doktorantów i pracowników zagranicznych.

Najczęstsze pytania

Czy doktorant ze stypendium jest sygnalistą?

Tak. Definicja z art. 4 obejmuje osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy oraz stażystów i praktykantów, a informacja o naruszeniu ma być uzyskana w kontekście związanym z pracą. Realizacja zadań w projekcie grantowym spełnia ten warunek.

Czy uczelnia musi przyjmować zgłoszenia anonimowe?

Nie musi, ale może, i decyzję zapisuje w procedurze. Jeśli ich nie przyjmuje, anonimowe zgłoszenie nie uruchamia ustawowych terminów, choć nadal warto je rozpatrzyć. Sygnalista, którego tożsamość ustalono później, jest chroniony przed odwetem tak samo.

Więcej w artykule Zgłoszenia anonimowe: czy trzeba je przyjmować.