Kanał dla sygnalistów w firmie transportowej: pracownicy w terenie

Co mówi ustawa w tej sytuacji

Bezpieczeństwo transportu jest w katalogu naruszeń z art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, a podmioty wykonujące działalność w tym zakresie objęte aktami z załącznika do dyrektywy mają obowiązek procedury bez względu na liczbę osób (art. 23 ust. 3). Przewoźnik zatrudniający kierowców na etatach, na zleceniach i przez firmy jednoosobowe przekracza próg zwykle wielokrotnie, a kierowca B2B jest sygnalistą tak samo jak etatowy.

Typowe przedmioty zgłoszeń, czas pracy kierowców i manipulacje tachografem, przeładowanie, stan techniczny pojazdów, przewóz towarów niebezpiecznych, mieszczą się w kategorii bezpieczeństwa transportu; naruszenia przy wynagrodzeniach i delegowaniu są poza katalogiem, chyba że procedura obejmuje regulacje wewnętrzne.

Ustawa wymaga możliwości zgłoszenia ustnego, w tym telefonicznego (art. 26), i dostępności kanału dla wszystkich osób wykonujących pracę, co w transporcie oznacza dostępność spoza sieci firmowej.

Na co zwrócić uwagę przy wdrożeniu

1. Telefon jako główne urządzenie. Strona zgłoszeń musi działać na telefonie z wolnym łączem, bez aplikacji do zainstalowania, z formularzem, który zapisuje wersję roboczą.
2. Telefon jako kanał. Kierowca zadzwoni z parkingu szybciej, niż wypełni formularz. Zgłoszenie telefoniczne obsługa wprowadza do rejestru z datą wpływu, a numer telefonu identyfikuje nadawcę; procedura powinna to mówić i oferować alternatywę anonimową przez stronę.
3. Języki. Kierowcy z Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Filipin. Formularz w ich językach nie jest udogodnieniem, tylko warunkiem, żeby kanał istniał dla połowy załogi.
4. Odwet w postaci grafiku i trasy. Gorsze trasy, brak zleceń, niekorzystna zmiana rozkładu czasu pracy są w katalogu działań odwetowych z art. 12. Dyspozytor musi wiedzieć, że odpowiada za to osobiście.
5. Zgłoszenia od kierowców podwykonawców. Osoby świadczące pracę pod nadzorem podwykonawcy są sygnalistami wobec podmiotu, dla którego pracują. Kanał powinien je przyjmować.

Funkcje, które robią różnicę

• Kanały: strona, e-mail, telefon, list; zgłoszenia telefoniczne wprowadzane do tej samej sprawy z datą wpływu (wdrożenie i kanały).
• Status sprawy z telefonu kodem i PIN-em, bez konta i bez maila (poufność).
• Wiele języków i formularzy: osobny dla kierowców, magazynu i biura.
• Terminy liczone przez system, żeby zgłoszenie z trasy nie utknęło w skrzynce dyspozytora (obsługa zgłoszeń).
• Powiadomienia SMS do sygnalisty o potwierdzeniu i informacji zwrotnej, jeśli podał numer.
• Dostępność WCAG 2.2 AA, w tym duże cele dotykowe i praca bez limitu czasu.

Najczęstsze pytania

Czy firma transportowa z 30 osobami musi mieć procedurę?

Jeśli wykonuje działalność w zakresie bezpieczeństwa transportu objętą aktami wskazanymi w dyrektywie, tak, niezależnie od liczby osób (art. 23 ust. 3). Zakres tych aktów warto potwierdzić z prawnikiem dla konkretnego rodzaju przewozów; dla przewozu towarów niebezpiecznych i przewozów drogowych objętych rozporządzeniami UE odpowiedź jest zwykle twierdząca.

Czy zgłoszenie telefoniczne jest anonimowe?

Nie musi być. Numer, z którego dzwoni sygnalista, może zostać zapisany jako adres do kontaktu, a rozmowa wymaga zgody na nagranie albo protokołu. Anonimowe zgłoszenie składa się przez stronę, która nie zapisuje adresu IP ani numeru. Procedura powinna opisać obie ścieżki.

Więcej o kanałach w artykule Kanały zgłoszeń: pisemnie, ustnie, na spotkaniu.