Nutzungsbedingungen des Dienstes sygnadesk

Betreiber: Jeton Cloud spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa, ul. Domaniewska 37/2.43, 02-672 Warschau, Polen, KRS 0000850403, NIP 5213901362, REGON 386529721 (nachfolgend: Betreiber). Kontakt: hello@sygnadesk.com, Website des Dienstes: https://sygnadesk.com.

1. Was der Dienst ist und für wen diese Nutzungsbedingungen gelten

1.1. sygnadesk ist eine über das Internet im Abonnementmodell (SaaS) bereitgestellte Plattform zur Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen über Rechtsverstöße und sonstige Missstände, einschließlich Meldungen nach dem polnischen Gesetz vom 14. Juni 2024 über den Schutz von Hinweisgebern. Die Plattform ermöglicht insbesondere das Betreiben von Meldekanälen unter einer vom Kunden bestimmten Domain, die anonyme Kommunikation mit der hinweisgebenden Person, das Führen eines Meldungsregisters sowie die Überwachung der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen.

1.2. Der Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Organisationseinheiten und Institutionen. Der Betreiber schließt keine Verträge mit Verbrauchern; diese Nutzungsbedingungen sind nicht für den Verbraucherverkehr bestimmt.

1.3. Kunde ist die Stelle, die mit dem Betreiber einen Vertrag über die Nutzung des Dienstes geschlossen hat (nachfolgend: Kunde). Nutzer ist eine natürliche Person, die die Plattform im Namen des Kunden aufgrund einer Ermächtigung des Kunden verwendet. Der Kunde haftet für Handlungen und Unterlassungen seiner Nutzer wie für eigene und macht sie mit diesen Nutzungsbedingungen vertraut.

1.4. Inhalte auf den Websites des Betreibers, einschließlich Funktionsbeschreibungen und Preisliste, stellen eine Einladung zum Vertragsschluss dar und kein Angebot im Sinne des polnischen Zivilgesetzbuchs.

1.5. Die aktuelle Preisliste und die Beschreibung der Pakete sind unter https://sygnadesk.com verfügbar. Ein individuell in Schrift- oder Dokumentenform geschlossener Vertrag hat Vorrang vor diesen Nutzungsbedingungen und der Preisliste, soweit er eine Frage abweichend regelt.

2. Vertragsschluss und Kundenkonto

2.1. Der Vertrag kommt mit der Erstellung des Kundenkontos und der Annahme dieser Nutzungsbedingungen durch eine zur Vertretung des Kunden berechtigte Person zustande, bei kostenpflichtigen Paketen mit der Zahlung für den ersten Abrechnungszeitraum, je nachdem, welches Ereignis später eintritt.

2.2. Für die Erstellung eines Kontos ist die Angabe wahrheitsgemäßer Daten zur Identifizierung des Kunden (mindestens: Name, Anschrift, Steueridentifikationsnummer, E-Mail-Adresse) sowie der Daten der Person, die das Konto anlegt, erforderlich. Der Betreiber kann ein Konto löschen, das mit falschen oder fiktiven Daten angelegt wurde.

2.3. Der Betreiber kann einen kostenlosen Testzeitraum zu den in der Preisliste beschriebenen Bedingungen anbieten. Der Testzeitraum verpflichtet nicht zum Abschluss eines kostenpflichtigen Vertrags. Nach Ablauf des Tests erlischt das Testkonto, wenn der Kunde kein Abonnement bezahlt, und die während des Tests eingegebenen Daten werden nach Ablauf der in der Ablaufmitteilung genannten Frist gelöscht.

2.4. Die Person, die das Kundenkonto anlegt, wird dessen erster Administrator. Der Kunde verwaltet die Konten und Berechtigungen seiner Nutzer im Panel selbst, im Rahmen des gewählten Pakets. Ein Nutzerkonto ist für eine Person bestimmt; die gemeinsame Nutzung eines Kontos durch mehrere Personen ist untersagt.

3. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und alleinige Verantwortung des Kunden für die Schlüssel

3.1. Die Plattform bietet einen optionalen Modus der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (nachfolgend: E2E-Modus). Nach seiner Aktivierung durch den Administrator des Kunden werden Meldungsinhalte, Anhänge und die Korrespondenz mit der hinweisgebenden Person mit Schlüsseln verschlüsselt, die ausschließlich im Besitz der berechtigten Personen auf Seiten des Kunden bleiben.

3.2. Im E2E-Modus besitzt, speichert und rekonstruiert der Betreiber keinen Schlüssel, keine Passphrase und keinen Wiederherstellungscode, der das Lesen der Inhalte ermöglichen würde. Der Betreiber verfügt über keinen Mechanismus für Notfallzugriff, Wiederherstellung oder Entschlüsselung der Inhalte, auch nicht auf Verlangen des Kunden, seiner Rechtsnachfolger oder Dritter.

3.3. Der Kunde nimmt zur Kenntnis und akzeptiert, dass im E2E-Modus der Verlust der Passphrasen und Wiederherstellungscodes durch alle berechtigten Personen auf Seiten des Kunden den dauerhaften und unwiderruflichen Verlust des Zugangs zu den verschlüsselten Inhalten bedeutet. Die Verantwortung für die Aufbewahrung der Passphrasen und Wiederherstellungscodes sowie dafür, dass mindestens zwei Personen über einen funktionierenden Zugang verfügen, liegt allein beim Kunden. Der Betreiber haftet nicht für die Folgen des Verlusts von Schlüsseln, Passphrasen oder Wiederherstellungscodes, einschließlich des Verlusts des Zugangs zu Meldungsinhalten.

3.4. Die Aktivierung und Deaktivierung des E2E-Modus erfordert das Durchlaufen des in der Plattform beschriebenen Bestätigungsverfahrens, einschließlich der Abgabe von Erklärungen über das Verständnis der Folgen. Diese Erklärungen werden protokolliert und sind integraler Bestandteil des Vertrags.

3.5. Im Standardmodus (ohne E2E) werden Inhalte mit von der Plattform verwalteten Schlüsseln verschlüsselt. Der Betreiber setzt organisatorische und technische Maßnahmen ein, die den Zugriff auf Inhalte auf die für die Erbringung des Dienstes notwendigen Fälle beschränken.

4. Umfang und Weiterentwicklung des Dienstes

4.1. Der Funktionsumfang hängt vom gewählten Paket ab und ist auf der Website des Dienstes beschrieben. Der Betreiber entwickelt die Plattform ständig weiter und kann Funktionen ändern, hinzufügen und zurückziehen, insbesondere zur Anpassung an Rechtsvorschriften, Sicherheitsanforderungen, technologische Veränderungen oder zur Beseitigung von Mängeln. Aktualisierungen bedürfen nicht der Zustimmung des Kunden. Änderungen dürfen dem Kunden während des bezahlten Zeitraums keine wesentlichen Funktionen des bezahlten Pakets entziehen; in einem solchen Fall gilt Ziffer 12.4.

4.2. Die Nutzung der Plattform erfordert ein Gerät mit Internetzugang und eine aktuelle Version eines der gängigen Browser. Die Verbindungskosten trägt der Kunde. Der Kunde sorgt für die Sicherheit der von seinen Nutzern verwendeten Geräte, einschließlich Systemaktualisierungen und Virenschutz.

4.3. Der Kunde und die Nutzer schützen ihre Anmeldedaten und geben sie nicht an Dritte weiter. Der Kunde benachrichtigt den Betreiber unverzüglich über den Verdacht eines unbefugten Zugriffs auf das Konto.

5. Zahlungen

5.1. Das Abonnement ist im Voraus für den vom Kunden gewählten Abrechnungszeitraum (monatlich oder jährlich) zu zahlen, gemäß der am ersten Tag des jeweiligen Zeitraums geltenden Preisliste. Die Höhe des Abonnements ändert sich während eines bezahlten Zeitraums nicht.

5.2. Rechnungen werden ausschließlich elektronisch ausgestellt und an die vom Kunden angegebene E-Mail-Adresse zugestellt; der Kunde erklärt hierzu sein Einverständnis. Der Kunde aktualisiert seine Rechnungsdaten unverzüglich nach jeder Änderung.

5.3. Bei Zahlungsverzug kann der Betreiber nach vorheriger Mahnung per E-Mail den Zugang zum Kundenkonto bis zur Begleichung des Rückstands sperren. Die Sperrung unterbricht nicht die Verfügbarkeit des Meldekanals für hinweisgebende Personen in dem gesetzlich vorgeschriebenen Umfang für den in der Mahnung genannten Zeitraum.

5.4. Wird der Rückstand nicht innerhalb der in der Mahnung genannten Nachfrist von mindestens 14 Tagen beglichen, kann der Betreiber den Vertrag kündigen und das Kundenkonto samt Daten löschen, nachdem er dem Kunden zuvor den Export der Daten gemäß Ziffer 8.3 ermöglicht hat. Vor der Kündigung gezahlte Entgelte werden nicht erstattet.

5.5. Ein auf bestimmte Zeit geschlossener Vertrag verlängert sich um jeweils gleich lange Zeiträume, sofern der Kunde nicht spätestens am letzten Tag des laufenden Zeitraums auf die Verlängerung verzichtet. Der Kunde kann im Panel oder durch Erklärung per E-Mail auf die Verlängerung verzichten. Nach der Verlängerung gilt die am ersten Tag des neuen Zeitraums aktuelle Preisliste.

6. Partnermodul (MSP)

6.1. Der Betreiber kann ein Partnermodul bereitstellen, das es Stellen, die Dienstleistungen für eigene Kunden erbringen (z. B. IT-Unternehmen, Kanzleien), ermöglicht, Instanzen des Dienstes für diese Kunden anzulegen und zu verwalten.

6.2. Der Partner ist für die Richtigkeit der Daten seiner Kunden, für die Abrechnung mit ihnen nach dem von ihm gewählten Modell sowie für die Einholung der erforderlichen Einwilligungen und Ermächtigungen von ihnen verantwortlich. Die Abrechnungsbedingungen zwischen Betreiber und Partner, einschließlich der Rabattstufen, legt die Preisliste oder ein gesonderter Partnervertrag fest.

6.3. Die den Kunden betreffenden Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen gelten entsprechend für die Endkunden des Partners, wobei für die Erfüllung der Pflichten des Kunden gegenüber dem Betreiber der Partner verantwortlich ist, sofern der Partnervertrag nichts anderes bestimmt.

7. Nutzungsregeln und Beschränkungen

7.1. Untersagt ist die zweckwidrige oder rechtswidrige Nutzung der Plattform, insbesondere: das Einstellen rechtswidriger Inhalte (außerhalb des Umfangs, in dem Vorschriften zum Hinweisgeberschutz den Inhalt von Meldungen schützen), der Versand von Spam, Versuche, Sicherheitsvorkehrungen zu überwinden, das Einschleusen von Schadsoftware, das Auftreten unter fremder Identität, die Überlassung des Dienstes an Dritte außerhalb des Paketumfangs sowie Handlungen, die den Betrieb der Plattform stören oder andere Kunden oder Dritte gefährden.

7.2. Anhänge werden automatisch auf Viren geprüft. Der Betreiber kann eine als schädlich erkannte Datei zurückweisen oder unter Quarantäne stellen; dies stellt keine Garantie dafür dar, dass jede Bedrohung erkannt wird.

7.3. Bei einem wesentlichen Verstoß gegen diese Nutzungsbedingungen kann der Betreiber die Leistung nach Aufforderung zur Unterlassung aussetzen und, wenn der Verstoß eine unmittelbare Gefahr für die Plattform, andere Kunden oder Dritte darstellt, auch ohne vorherige Aufforderung, wobei er den Kunden unverzüglich informiert. Die Ziffern 5.3 und 5.4 gelten entsprechend.

8. Kundendaten, Sicherungskopien und Export

8.1. Die im Rahmen des Kundenkontos in die Plattform eingegebenen Daten bleiben Eigentum des Kunden bzw. der Personen, auf die sie sich beziehen. Der Betreiber erwirbt keine Rechte an diesen Daten und verwendet sie ausschließlich zur Erbringung des Dienstes.

8.2. Der Betreiber erstellt regelmäßig verschlüsselte Sicherungskopien der Plattformdaten, die bei einem unabhängigen Anbieter im Europäischen Wirtschaftsraum in einer gegen vorzeitige Löschung geschützten Form aufbewahrt werden. Die Sicherungskopien dienen der Wiederherstellung des Dienstes nach einem Ausfall; im E2E-Modus enthalten sie ausschließlich verschlüsselte Inhalte, die der Betreiber nicht lesen kann.

8.3. Während der Vertragslaufzeit und innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende kann der Kunde den Export seiner Daten in ein gängiges Format verlangen. Nach Ablauf dieser Frist löscht der Betreiber die Kontodaten, vorbehaltlich der Daten, deren längere Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist, sowie der Sicherungskopien, die gemäß ihrem Aufbewahrungszyklus ablaufen.

8.4. Die Löschung des Kontos durch den Kunden im Panel führt zur Löschung der Daten gemäß den Hinweisen der Plattform und berechtigt nicht zur Erstattung der Entgelte für den begonnenen Zeitraum.

9. Schutz personenbezogener Daten

9.1. Hinsichtlich der personenbezogenen Daten des Kunden und seiner Nutzer ist der Betreiber Verantwortlicher. Hinsichtlich der in Meldungen enthaltenen personenbezogenen Daten sowie der Daten der Personen, auf die sich Meldungen beziehen, ist der Kunde Verantwortlicher und der Betreiber handelt als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags, der als gesondertes Dokument auf der Website des Dienstes verfügbar ist.

9.2. Einzelheiten der Datenverarbeitung durch den Betreiber, einschließlich der Liste der Unterauftragsverarbeiter, sind in der Datenschutzerklärung und in der Liste der Unterauftragsverarbeiter auf der Website des Dienstes enthalten.

9.3. Über ein an den Betreiber gerichtetes Herausgabeverlangen einer zuständigen Behörde bezüglich der Daten des Kunden informiert der Betreiber den Kunden unverzüglich, sofern zwingende Rechtsvorschriften dies nicht verbieten. Im E2E-Modus verfügt der Betreiber nicht über die Meldungsinhalte und kann sie unabhängig von der Grundlage des Verlangens nicht herausgeben.

10. Verfügbarkeit des Dienstes und Wartungsarbeiten

10.1. Der Betreiber bemüht sich um eine ununterbrochene Verfügbarkeit des Dienstes, garantiert jedoch keinen unterbrechungs- oder fehlerfreien Betrieb der Plattform. Der Betreiber kann Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten durchführen; über geplante Arbeiten, die die Verfügbarkeit wesentlich einschränken können, informiert er im Voraus auf der Website des Dienstes oder per E-Mail.

10.2. Der Betreiber haftet nicht für Nichtverfügbarkeit oder Fehlfunktionen des Dienstes, die auf von ihm nicht zu vertretende Ursachen zurückgehen, einschließlich Ausfällen von Telekommunikationsverbindungen, Handlungen oder Unterlassungen externer Anbieter, Fehlkonfigurationen oder Ausfällen auf Seiten des Kunden (einschließlich seiner Domain oder seines DNS), Handlungen Dritter sowie höherer Gewalt.

11. Haftung des Betreibers

11.1. Der Betreiber haftet gegenüber dem Kunden ausschließlich für den tatsächlichen Schaden, der vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht wurde. Die Haftung des Betreibers für entgangenen Gewinn ist ausgeschlossen.

11.2. Die Gesamthaftung des Betreibers gegenüber dem Kunden aus allen mit dem Vertrag zusammenhängenden Gründen ist auf die Summe der vom Kunden für die letzten 12 Monate vor dem schadensverursachenden Ereignis gezahlten Abonnementgebühren beschränkt, bei kürzerer Vertragsdauer auf die Summe der tatsächlich gezahlten Abonnementgebühren.

11.3. Die Beschränkungen der Ziffern 11.1 und 11.2 gelten nicht, soweit zwingende Rechtsvorschriften eine Haftungsbeschränkung nicht zulassen.

11.4. Der Betreiber haftet nicht für den Inhalt von Meldungen, deren Richtigkeit oder die Art und Weise, wie der Kunde Meldungen bearbeitet, einschließlich der Einhaltung der ihm durch Vorschriften zum Hinweisgeberschutz auferlegten Fristen und Pflichten durch den Kunden. Die Plattform unterstützt die Erfüllung dieser Pflichten, ihr Adressat bleibt jedoch der Kunde.

11.5. Der Betreiber haftet nicht für die Folgen von Entscheidungen, die der Kunde auf Grundlage von Daten aus der Plattform trifft, noch für Handlungen und Unterlassungen hinweisgebender Personen und Dritter.

12. Beanstandungen und Vertragsbeendigung

12.1. Beanstandungen des Dienstes richtet der Kunde an die auf der Website des Dienstes angegebene E-Mail-Adresse des Betreibers, unter Beschreibung des Ereignisses und des Zeitpunkts seines Eintritts, spätestens innerhalb von 14 Tagen nach dem Ereignis oder nach Kenntniserlangung davon.

12.2. Der Betreiber prüft die Beanstandung und informiert den Kunden per E-Mail innerhalb von 14 Tagen nach Eingang der vollständigen Beanstandung über das Ergebnis.

12.3. Der Kunde kann einen auf unbestimmte Zeit geschlossenen Vertrag mit einer Frist von einem Monat zum Ende des Abrechnungszeitraums kündigen. Ein auf bestimmte Zeit geschlossener Vertrag endet mit Ablauf des Zeitraums, für den er geschlossen wurde, vorbehaltlich Ziffer 5.5.

12.4. Ist eine Änderung des Dienstes, dieser Nutzungsbedingungen oder der Preisliste für den Kunden nachteilig, kann der Kunde den Vertrag innerhalb von 14 Tagen nach Mitteilung der Änderung mit Wirkung zum Tag vor dem Inkrafttreten der Änderung kündigen. In diesem Fall erstattet der Betreiber den anteiligen Teil des Abonnements für den Zeitraum nach der Kündigung.

13. Änderungen der Nutzungsbedingungen und der Preisliste

13.1. Der Betreiber kann diese Nutzungsbedingungen und die Preisliste ändern, insbesondere aufgrund von Rechtsänderungen, technologischen oder organisatorischen Veränderungen oder Änderungen des Leistungsumfangs. Über Änderungen benachrichtigt der Betreiber den Kunden per E-Mail und durch Veröffentlichung des neuen Textes auf der Website des Dienstes, mindestens 14 Tage vor dem Inkrafttreten der Änderungen.

13.2. Eine Änderung der Preisliste hat keinen Einfluss auf die Höhe des Abonnements in einem bereits bezahlten Abrechnungszeitraum. Für die Vertragsverlängerung gilt Ziffer 5.5.

13.3. Unterbleibt eine Kündigung nach Ziffer 12.4, gelten die Änderungen als angenommen.

14. Schlussbestimmungen

14.1. Urheberrechte und sonstige Rechte des geistigen Eigentums an der Plattform, ihrem Code, ihrer Benutzeroberfläche und Dokumentation stehen dem Betreiber zu. Der Kunde erwirbt ausschließlich ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares Recht zur Nutzung des Dienstes für die Vertragslaufzeit im Rahmen des gewählten Pakets. Der Kunde ist nicht berechtigt, die Plattform zu kopieren, zu dekompilieren oder über den Vertragsumfang hinaus zugänglich zu machen.

14.2. Für nicht geregelte Angelegenheiten gilt polnisches Recht. Streitigkeiten entscheidet das für den Sitz des Betreibers zuständige ordentliche Gericht.

14.3. Diese Nutzungsbedingungen sind unter https://sygnadesk.com in einer Form verfügbar, die ihr Herunterladen, Speichern und Wiedergeben ermöglicht.

14.4. Die Unwirksamkeit oder Undurchführbarkeit einzelner Bestimmungen berührt nicht die Wirksamkeit der übrigen; an die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die ihrem Zweck am nächsten kommende, rechtlich zulässige Regelung.

Warschau, 31. August 2026